慶典活動(dòng)要取得成功并收到預(yù)期效果, 必須對(duì)慶典活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真的策劃和嚴(yán)密的組織。以下環(huán)節(jié)是需要加以重視的:

制定慶典活動(dòng)方案。每一個(gè)慶典活動(dòng), 必須制定一個(gè)活動(dòng)方案, 包括典禮的名稱、規(guī)格規(guī)模、邀請(qǐng)范圍、時(shí)間地點(diǎn)、典禮形式、基本程序、主持人、籌備工作、經(jīng)費(fèi)安排等。慶典活動(dòng)要執(zhí)行國(guó)家有關(guān)規(guī)定,重大慶典活動(dòng)一般要報(bào)上一級(jí)機(jī)關(guān)審批, 如縣一級(jí)舉辦重大慶典活動(dòng), 要報(bào)市委、市政府審批并報(bào)省委、省府辦公廳備案。其他慶典活動(dòng)要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

確定參加活動(dòng)的對(duì)象。慶典活動(dòng)要邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、行業(yè)及社區(qū)公眾代表、新聞?dòng)浾邊⒓?。?yīng)邀人員一般是各界代表、與活動(dòng)主題相關(guān)的有關(guān)人士。一旦確定人員, 應(yīng)當(dāng)及早發(fā)出邀請(qǐng), 并準(zhǔn)確掌握來(lái)賓的情況。

安排慶典活動(dòng)程序。合理安排慶典程序, 一般包括: 重要來(lái)賓留言、題字; 主持人宣布活動(dòng)開(kāi)始;奏或奏樂(lè), 介紹重要來(lái)賓; 領(lǐng)導(dǎo)人致詞和來(lái)賓代表講話; 剪彩、參觀活動(dòng)等。有時(shí)還安排座談、宴請(qǐng)、文藝節(jié)目等活動(dòng)。

現(xiàn)場(chǎng)布置和物質(zhì)準(zhǔn)備。慶典現(xiàn)場(chǎng)的布置, 根據(jù)慶典內(nèi)容確定。一般包括音響、音像設(shè)備, 會(huì)場(chǎng)、舞臺(tái)或現(xiàn)場(chǎng)的橫幅、標(biāo)語(yǔ)、彩旗、鮮花、氣球等設(shè)置。需要剪彩的, 還要準(zhǔn)備緞帶、剪刀、手套、托盤(pán)。

安排接待工作。要有專門(mén)的禮賓接待人員。重要來(lái)賓的接待, 要由有關(guān)負(fù)責(zé)人親自完成。要安排專門(mén)的接待室, 以便正式開(kāi)始前讓來(lái)賓休息、交談。要有專人引導(dǎo)入場(chǎng)、簽到、留言、剪彩等。后勤保障和保衛(wèi)工作。要做好慶典活動(dòng)的后勤保障工作, 包括茶水供應(yīng), 紀(jì)念品發(fā)放, 現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)和保衛(wèi)工作。