出口貨物的發(fā)貨人在根據(jù)出口合同的規(guī)定，按時(shí)、按質(zhì)、按量備齊出口貨物后，即應(yīng)當(dāng)向運(yùn)輸公司辦理租船訂艙手續(xù)，準(zhǔn)備向海關(guān)辦理報(bào)關(guān)手續(xù)，或委托專業(yè)（代理） 報(bào)關(guān)公司辦理報(bào)關(guān)手續(xù)。
需要委托專業(yè)或代理報(bào)關(guān)企業(yè)向海關(guān)辦理申報(bào)手續(xù)的企業(yè)，在貨物出口之前，應(yīng)在出口口岸就近向?qū)I(yè)報(bào)關(guān)企業(yè)或代理報(bào)關(guān)企業(yè)辦理委托報(bào)關(guān)手續(xù)。接受委托的專業(yè)報(bào)關(guān)企業(yè)或代理報(bào)關(guān)企業(yè)要向委托單位收取正式的報(bào)關(guān)委托書，報(bào)關(guān)委托書以海關(guān)要求的格式為準(zhǔn)。
準(zhǔn)備好報(bào)關(guān)用的單證是保證出口貨物順利通關(guān)的基礎(chǔ)。一般情況下，報(bào)關(guān)應(yīng)備單證除出口貨物報(bào)關(guān)單外，主要包括：托運(yùn)單（即下貨紙）、發(fā)票一份、貿(mào)易合同一份、出口收匯核銷單及海關(guān)監(jiān)管條件所涉及的各類證件。
申報(bào)應(yīng)注意的問題：報(bào)關(guān)時(shí)限：報(bào)關(guān)時(shí)限是指貨物運(yùn)到口岸后，法律規(guī)定發(fā)貨人或其代理人向海關(guān)報(bào)關(guān)的時(shí)間限制。出口貨物的報(bào)關(guān)時(shí)限限為裝貨的24小時(shí)以前。不需要征稅費(fèi)、查驗(yàn)的貨物，自接受申報(bào)起1日內(nèi)辦結(jié)通關(guān)手續(xù)。
進(jìn)出口貨物的收、發(fā)貨人或者他們的代理人，在貨物進(jìn)出口時(shí)，應(yīng)在海關(guān)規(guī)定的期限內(nèi)，按海關(guān)規(guī)定的格式填寫進(jìn)出口貨物報(bào)關(guān)單，隨附有關(guān)的貨運(yùn)、商業(yè)單據(jù)，同時(shí)提供批準(zhǔn)貨物進(jìn)出口的證件，向海關(guān)申報(bào)。報(bào)關(guān)的主要單證有以下幾種：
進(jìn)口貨物報(bào)關(guān)單。一般填寫一式二份（有的海關(guān)要求報(bào)關(guān)單份數(shù)為三份）。報(bào)關(guān)單填報(bào)項(xiàng)目要準(zhǔn)確、齊全、字跡清楚，不能用鉛筆；報(bào)關(guān)單內(nèi)各欄目，凡海關(guān)規(guī)定有統(tǒng)計(jì)代號(hào)的，以及稅則號(hào)列及稅率一項(xiàng)，由報(bào)關(guān)員用紅筆填寫；每份報(bào)關(guān)單限填報(bào)四項(xiàng)貨物；如發(fā)現(xiàn)情況有無或其他情況需變更填報(bào)內(nèi)容的，應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)向海關(guān)遞交更改單。
出口貨物報(bào)關(guān)單。一般填寫一式兩份（有的海關(guān)要求三份）。填單要求與進(jìn)口貨物報(bào)關(guān)單基本相同。如因填報(bào)有誤或需變更填報(bào)內(nèi)容而未主動(dòng)、及時(shí)更改的，出口報(bào)關(guān)后發(fā)生退關(guān)情況，報(bào)關(guān)單位應(yīng)在三天內(nèi)向海關(guān)辦理更正手續(xù)。
隨報(bào)關(guān)單交驗(yàn)的貨運(yùn)、商業(yè)單據(jù)。任何進(jìn)出口貨物通過海關(guān)，都必須在向海關(guān)遞交以填好的報(bào)關(guān)單的同時(shí)，交驗(yàn)有關(guān)的貨運(yùn)和商業(yè)單據(jù)，接受海關(guān)審核諸種單證是否一致，并由海關(guān)審核后加蓋印章，作為提取或發(fā)運(yùn)貨物的憑證。隨報(bào)關(guān)單同時(shí)交驗(yàn)的貨運(yùn)和商業(yè)單據(jù)有：海運(yùn)進(jìn)口提貨單；海運(yùn)出口裝貨單（需報(bào)關(guān)單位蓋章）；陸、空運(yùn)運(yùn)單；貨物的發(fā)票（其份數(shù)比報(bào)關(guān)單少一份，需報(bào)關(guān)單位蓋章等）；貨物的裝箱單（其份數(shù)與發(fā)票相等，需報(bào)關(guān)單位蓋章）等。需要說明的是如海關(guān)認(rèn)為必要，報(bào)關(guān)單位還應(yīng)交驗(yàn)貿(mào)易合同、定貨卡片、產(chǎn)地證明等。另外，按規(guī)定享受減、免稅或免驗(yàn)的貨物，應(yīng)在向海關(guān)申請(qǐng)并已辦妥手續(xù)后，隨報(bào)關(guān)單交驗(yàn)有關(guān)證明文件。
進(jìn)（出）口貨物許可證。進(jìn)出口貨物許可證制度，是對(duì)進(jìn)出口貿(mào)易進(jìn)行管理的一種行政保護(hù)手段。中國(guó)與世界上大多數(shù)國(guó)家一樣，也采用這一制度對(duì)進(jìn)出口貨物、物品實(shí)行管理。必須向海關(guān)交驗(yàn)進(jìn)出口貨物許可證的商品并不固定，而是由國(guó)家主管部門隨時(shí)調(diào)整公布。凡按國(guó)家規(guī)定應(yīng)申領(lǐng)進(jìn)出口貨物許可證的商品，報(bào)關(guān)時(shí)都必須交驗(yàn)由對(duì)外貿(mào)易管理部門簽發(fā)的進(jìn)出口貨物許可證，并經(jīng)海關(guān)查驗(yàn)合格無誤后始能放行。但對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易合作部所屬的進(jìn)出口公司、經(jīng)批準(zhǔn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的個(gè)部位所屬的工貿(mào)公司、個(gè)省（直轄市、自治區(qū)）所屬的進(jìn)出口公司，在批準(zhǔn)的經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)進(jìn)出口商品，視為以取得許可，免領(lǐng)進(jìn)出口貨物許可證，只憑報(bào)關(guān)單即可向海關(guān)申報(bào)；只有在經(jīng)營(yíng)進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)范圍以外的商品時(shí)才需要交驗(yàn)許可證。
檢驗(yàn)檢疫制度：國(guó)家出入境檢驗(yàn)檢疫局與海關(guān)總署從2000年1月1日起實(shí)施新的檢驗(yàn)檢疫貨物通關(guān)制度，通關(guān)模式為“先報(bào)驗(yàn)，后報(bào)關(guān)”。同時(shí)出入境檢驗(yàn)檢疫部門將啟用新的印、證書。
新的檢驗(yàn)檢疫制度對(duì)原衛(wèi)檢局、動(dòng)植物局、商檢局進(jìn)行“三檢合一”，推行“一次報(bào)檢、一次取樣、一次檢驗(yàn)檢疫、一次衛(wèi)生除害處理、一次收費(fèi)、一次發(fā)證放行”的工作規(guī)程和“一口對(duì)外”的國(guó)際通用的新的檢驗(yàn)檢疫模式。而從2000年1月1日起，對(duì)實(shí)施進(jìn)出口檢疫的貨物啟用“入境貨物通關(guān)單”和“出境貨物通關(guān)單”，并在通關(guān)單上加蓋檢驗(yàn)檢疫專用章，對(duì)列入《出入境檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)實(shí)施檢驗(yàn)檢疫的進(jìn)出口商品目錄》范圍內(nèi)的進(jìn)出口貨物（包括轉(zhuǎn)關(guān)運(yùn)輸貨物），海關(guān)一律憑貨物報(bào)關(guān)地出入境檢驗(yàn)檢疫局簽發(fā)的“入境貨物通關(guān)單”或“出境貨物通關(guān)單”驗(yàn)放，取消原“商檢、動(dòng)植檢、衛(wèi)檢”以放行單、證書及在報(bào)關(guān)單上加蓋放行章通關(guān)的形式。同時(shí)， 正式啟用出入境檢驗(yàn)檢疫證書，原來以“三檢”名義對(duì)外簽發(fā)的證書自2000年4月1日 起一律停止使用。
同時(shí)，從2000年起對(duì)外簽訂合同、信用證時(shí)都要按新制度辦事。
海關(guān)要求報(bào)關(guān)單位出具“入境貨物通關(guān)單”或“出境貨物通關(guān)單”，一方面是監(jiān)督法定檢驗(yàn)商品是否已經(jīng)接受法定的商檢機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)；另一方面是取得進(jìn)出口商品征稅、免稅、減稅的依據(jù)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)進(jìn)出口商品檢驗(yàn)法》以及《商檢機(jī)構(gòu)實(shí)施檢驗(yàn)的進(jìn)出口商品種類表》規(guī)定，凡列入《種類表》的法定檢驗(yàn)的進(jìn)出口商品，均應(yīng)在報(bào)關(guān)前向商品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)報(bào)驗(yàn)。報(bào)關(guān)時(shí)，對(duì)進(jìn)出口商品，海關(guān)憑商檢機(jī)構(gòu)簽發(fā)的“入境貨物通關(guān)單”和“出境貨物通關(guān)單”進(jìn)口貨物報(bào)關(guān)單上加蓋的印章驗(yàn)收。
除上述單證外，對(duì)國(guó)家規(guī)定的其他進(jìn)出口管制貨物，報(bào)關(guān)單位也必須向海關(guān)提交由國(guó)家主管部門簽發(fā)的特定的進(jìn)出口貨物批準(zhǔn)單證，由海關(guān)查驗(yàn)合格無誤后再予以放行。諸如藥品檢驗(yàn)，文物出口簽定，金銀及其制品的管理，珍貴稀有野生動(dòng)物的管理，進(jìn)出口射擊運(yùn)動(dòng)、狩獵用槍支彈藥和民用爆破物品的管理，進(jìn)出口音像制品的管理等均屬此列。