從人類歷史悠久的發(fā)展史來(lái)看，檔案存在了上千年，且不說(shuō)管理水平與重視程度如何，從檔案產(chǎn)生和存在的社會(huì)機(jī)理來(lái)看，都說(shuō)明管理檔案盒是一種符合人類社會(huì)和歷史發(fā)展的一種行為，無(wú)論是中庸重禮的東方國(guó)家，還是民主自由的西方國(guó)家，無(wú)論是在社會(huì)主義制度下，還是在資本主義制度下，檔案從未被摒棄，檔案一直被人們這樣或那樣的管理著，時(shí)間可以證明一切，為什么人類幾千年來(lái)一直管理著檔案。
（1）目前，物質(zhì)，能源和信息被作為社會(huì)的三大支柱性資源。檔案是信息的一種。同樣起到支柱性的作用，從客觀上來(lái)講，傳統(tǒng)檔案本身是看得見(jiàn)、摸得著的具體實(shí)物，當(dāng)然這一點(diǎn)于是傳統(tǒng)檔案的一個(gè)性質(zhì)，它作為實(shí)物具體存在著，存在于人們的社會(huì)生活生產(chǎn)活動(dòng)中，不可能被忽視，同時(shí)作為一種物質(zhì)財(cái)富，在某種權(quán)力主導(dǎo)下社會(huì)財(cái)富再分配的過(guò)程中，檔案必然會(huì)被獨(dú)立地保存起來(lái)并進(jìn)行管理。
（2）檔案本身的雙元價(jià)值――憑證與信息價(jià)值是人們?cè)谏鐣?huì)發(fā)展到一定時(shí)期要對(duì)檔案進(jìn)行管理的根本原因。在一定社會(huì)制度下，檔案的憑證作用早已被人們意識(shí)到，人類從古至今就有著一種不自覺(jué)的檔案意識(shí)，人們對(duì)于這種意識(shí)似乎有著一種淡淡的理性自覺(jué)，即使人們沒(méi)有明確地感知到這種意識(shí)的存在。而檔案盒的信息價(jià)值更不用說(shuō)了，人們?cè)缫衙靼姿拇嬖?，布里淵指出信息就是負(fù)熵，那么檔案也是一種負(fù)熵，它的存在就是為了消除事情的不確定性，所以從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，管理檔案就意味著是為消除事情的不確定性所做的基本工作。
從古至今，檔案所涉及的服務(wù)對(duì)象是廣而深的，從個(gè)人到集體組織，再到社會(huì)國(guó)家，都伴隨著各種檔案，這些檔案被管理終就是為了服務(wù)這些對(duì)象，檔要服務(wù)這些對(duì)象就必須先管理好檔案，檔案服務(wù)水平的好壞很大一部分原因就取決于檔案管理水平的高低。人們?cè)谏鐣?huì)中的角色不是固定不變的，是隨著時(shí)間和空間的變化不斷地轉(zhuǎn)換的，人們?cè)谀骋粫r(shí)空下的角色的確定很多時(shí)候是離不開(kāi)檔案的，比如學(xué)生在學(xué)校就是學(xué)生的身份，這種身份就是由學(xué)生檔案來(lái)確定的，公司的員工在公司就是員工的身份，這種身份也是由員工檔案來(lái)確定的，檔案確保了人們角色的存在性和合法性的，管理檔案就是要管理這種存在性和合法性，無(wú)不被人們重視。
在信息論領(lǐng)域中，它存在一個(gè)信息守恒規(guī)律，簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是信息一旦產(chǎn)生，它將永遠(yuǎn)地存在并且信息量與產(chǎn)生時(shí)相等。而在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，這種現(xiàn)象由于種種限制幾乎不存在，所以就有了信息失真的現(xiàn)象發(fā)生，為了對(duì)抗信息失真產(chǎn)生的一種方法叫信息保真，人們了信息保真幾百上千年來(lái)一直在努力著，從口語(yǔ)到文字的產(chǎn)生，到發(fā)明了印刷術(shù)，再到電話電報(bào)，終到如今的計(jì)算機(jī)技術(shù)，無(wú)不反映了人們多么重視信息保真，而檔案作為信息的一種，同時(shí)又是真實(shí)性與原始性特點(diǎn)的一種信息，人們也同樣重視著其保管，所以管理檔案就是信息保真行為的一種具體反映，同樣也是人們對(duì)抗信息失真的一種行為。
實(shí)踐是理論產(chǎn)生的動(dòng)力和源泉，是理論發(fā)展的決定性因素。檔案學(xué)是一門(mén)以檔案和檔案工作及其發(fā)展規(guī)律為主要研究對(duì)象的應(yīng)用學(xué)科，檔案管理是一種實(shí)踐行為，它的不斷發(fā)展是檔案學(xué)理論產(chǎn)生的內(nèi)在動(dòng)力。人們?cè)趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，然后解決新問(wèn)題，進(jìn)一步形成新的理論，為檔案學(xué)科及相關(guān)學(xué)科的發(fā)展提供了源泉。如今，人們進(jìn)入了前所未有的高度發(fā)達(dá)的信息社會(huì)，管理檔案不僅僅是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的管理，同時(shí)也掀起了對(duì)電子檔案管理的熱潮，管理的實(shí)踐促使著人們尋找和發(fā)明新的技術(shù)，以更好地管理檔案，這些技術(shù)或被用到其他領(lǐng)域。所以說(shuō)，檔案的管理對(duì)技術(shù)的發(fā)展也是起到了輔助作用的。當(dāng)然，這一作用是極為次要的。
人類文明的進(jìn)步離不開(kāi)檔案，這一點(diǎn)無(wú)需強(qiáng)調(diào)。既然檔案是人類文明進(jìn)步的階梯，那么管理檔案就是為了促進(jìn)人類文明進(jìn)步的一種方式，促進(jìn)人類的發(fā)展，人類文明的進(jìn)步是人類共同的責(zé)任與義務(wù)，每個(gè)人都責(zé)無(wú)旁貸，管理檔案既有了讓今人了解了古人的，同時(shí)又有讓后人了解今人的可能，為了人類文明的延續(xù)與進(jìn)步，一些人就應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起管理檔案的責(zé)任與義務(wù)。