裝盒是指將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。將歸檔文件裝入檔案盒時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按檔號(hào)順序裝入，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致。檔案利用完畢后也必須準(zhǔn)確歸位。需要注意的是：不同類(lèi)目的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，如不同年度的歸檔文件不應(yīng)同盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)同盒。同一事由的歸檔文件，不要求必須同盒，只須按排列的先后順序依次裝盒，裝滿(mǎn)一盒，再順次裝入下一盒。另外，檔案盒內(nèi)的文件數(shù)量應(yīng)盡量做到厚度適宜，裝盒飽滿(mǎn)，避免長(zhǎng)期放置造成紙張彎曲受損。填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊要注意的是，檔案盒封面應(yīng)使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)，盒脊處應(yīng)填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)和盒號(hào)。起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)排列前和排列后的歸檔文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫(xiě)在上格，止件號(hào)填寫(xiě)在下格。盒號(hào)一般填寫(xiě)檔案盒上架排列后的順序號(hào)，移交進(jìn)館前可先用黑色鉛筆編寫(xiě)盒號(hào)，進(jìn)館時(shí)再按進(jìn)館要求進(jìn)行修改。

檔案盒內(nèi)應(yīng)放置備考表，置于每盒內(nèi)的所有歸檔文件之后。填寫(xiě)備考表的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。填寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意的是：

1

盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況等，如歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。另外，歸檔文件目錄備注項(xiàng)中填寫(xiě)不下的內(nèi)容，可在此加以詳細(xì)說(shuō)明。

2

整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

3

整理日期：歸檔文件整理完畢的日期。

4

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件質(zhì)量的人員簽名或簽章。一般由檔案工作主管部門(mén)的負(fù)責(zé)人填寫(xiě)。

5

檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。