檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。
先后順序?yàn)椋赫{(diào)卷 > 著錄 > 掃描 > 處理 > 質(zhì)檢 > 歸還 > 備份 > 掛接。在之前的檔案管理數(shù)字化是需要拆卷的，但是現(xiàn)在有專業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備(比如book2net和iscan系列的產(chǎn)品)可以免拆卷，這就省去了很多的人力物力。
檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范
下面介紹詳細(xì)的步驟：
檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒(méi)有正確的檔案目錄，會(huì)給后序工作帶來(lái)很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。
對(duì)于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:
(一)，使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。
(二)，使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《機(jī)關(guān)檔案目錄模板》文檔(文檔號(hào)為JS121006002)。
如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，我方要認(rèn)真核對(duì)有無(wú)錯(cuò)漏現(xiàn)象，找出錯(cuò)誤并修正。并修改成與《機(jī)關(guān)檔案目錄模板》類似的字段標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于錯(cuò)誤或疏漏的修正，具體細(xì)則如下：
1，如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對(duì)照的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并去除錯(cuò)誤信息。
2，著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時(shí)反應(yīng)給組長(zhǎng)，如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段，要與客戶協(xié)商，并及時(shí)向公司技術(shù)部反饋。以下著錄項(xiàng)必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對(duì)照：
以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件序號(hào)、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)等。
以“件”為管理單位的年度、期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、題名等。
3，如果目錄內(nèi)容有錯(cuò)(如主題內(nèi)容，文號(hào)等)，以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)，并及時(shí)反應(yīng)給組長(zhǎng)，由組長(zhǎng)與客戶協(xié)商解決。
4，如遇到較少見(jiàn)的繁體字或不清晰的字體，需向組長(zhǎng)反應(yīng)，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時(shí)應(yīng)錄入為簡(jiǎn)體字。
5, 如遇到無(wú)題名的檔案,及時(shí)記錄下來(lái)，反應(yīng)給客戶協(xié)商解決。
6，關(guān)于順頁(yè);整理著錄的同時(shí)，檢查案卷的完整性，是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問(wèn)題及時(shí)反饋。沒(méi)有問(wèn)題時(shí)，用2B鉛筆對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁(yè)碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁(yè)碼字體工整、大小適中。
7，關(guān)于分卷問(wèn)題;檔號(hào)保持不變，卷號(hào)采用“卷號(hào)-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果紙質(zhì)檔案分多卷，但是客戶沒(méi)有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個(gè)分卷都要對(duì)應(yīng)一條案卷目錄(不能兩個(gè)分卷對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄)。
8，關(guān)于補(bǔ)卷問(wèn)題;漏歸檔的檔案作為補(bǔ)卷插入時(shí)，卷號(hào)要以實(shí)際的紙質(zhì)檔案的卷號(hào)為準(zhǔn)。如0025-1、0025-A、0025-補(bǔ)、0025A等，我們做目錄時(shí)當(dāng)保持不變。
9，檔號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)中不能出現(xiàn)正反斜杠(\ ,/)，如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線(-)(注意：中劃線錄入時(shí)，要使用英文輸入法下的半腳錄入)，日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時(shí)補(bǔ)0。
以上問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，及時(shí)反饋給組長(zhǎng)，由組長(zhǎng)和客戶協(xié)調(diào)。
檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過(guò)程，掃描的操作順序：
1>導(dǎo)入檔案目錄到(檔案數(shù)字化加工軟件);
2>通過(guò)生成計(jì)算機(jī)磁盤(pán)樹(shù)型文件目錄結(jié)構(gòu);
3>開(kāi)始掃描檔案;
掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：
1，掃描后的文件存儲(chǔ)格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時(shí)，設(shè)置顏色為“灰度”。
2，檔案掃描的過(guò)程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過(guò)程中出現(xiàn)吞紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
3, 認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案《掃描登記表》(附件二)，登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。
4, 掃描過(guò)程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺(tái)掃描儀進(jìn)行掃描。(掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。)
影像處理要以視覺(jué)清晰、頁(yè)面完整為準(zhǔn)，對(duì)圖像頁(yè)面出現(xiàn)偏斜及圖像頁(yè)面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。
影像處理時(shí)，要保留文件編號(hào)與文件頁(yè)碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。
影像處理的過(guò)程中切勿操之過(guò)急，為了確保影像確實(shí)處理成功了，要?jiǎng)?wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對(duì)圖像進(jìn)行掃描(初次掃描的圖像要保留)。影像處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。
1，逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件，是否打開(kāi)正常、頁(yè)數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。
2，逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。
3，逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件是否重頁(yè)、缺頁(yè)、漏頁(yè)、頁(yè)面信息不完整等。
如果出現(xiàn)以上問(wèn)題要填寫(xiě)《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》并及時(shí)修改，完成質(zhì)檢后將表提交給組長(zhǎng)。組長(zhǎng)按《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》二次質(zhì)檢，并對(duì)其它數(shù)據(jù)按5%比例抽檢。
檔案裝卷
1，裝訂前對(duì)照檔案目錄檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實(shí)體相符;
2，檢查盒內(nèi)文檔的各種編號(hào)與盒面各項(xiàng)是否相符;檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確;
3，裝卷時(shí)一定要再次順頁(yè)，若裝卷時(shí)除拆卷、掃描人員反應(yīng)的問(wèn)題外，發(fā)現(xiàn)文件有缺頁(yè)、殘頁(yè)，目錄、備考表遺失等其他問(wèn)題時(shí)要及時(shí)向轉(zhuǎn)交人員問(wèn)詢，反應(yīng)給組長(zhǎng)及時(shí)解決;
4，裝卷時(shí)一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規(guī)則;
數(shù)據(jù)備份
掃描期間組長(zhǎng)要備份不同價(jià)段的數(shù)據(jù)兩份以上，掃描后備份，質(zhì)檢后備份，全部工程完成后，客戶經(jīng)驗(yàn)收合格后，進(jìn)行三種備份
1，將全部數(shù)據(jù)刻錄成DVD光盤(pán)備份。
2，將全部數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上備份。
3，將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。