很多公司的會議都會選擇在酒店的會場舉辦會議,而為什么會這么做呢?因為酒店可以完美的解決會議+用餐+住宿三位一體的問題,但是又有一個問題了,酒店的會議是需要有專人接待的,如何展開酒店會議的接待服務,
1、會議接待前的準備工作是非常重要的,不管是與酒店方強調會議的開始時間、會議名稱、會議用水牌和廣告宣傳語、到會的大致人數(shù)、會場的入場路線,會議室的布置、以及整個會務組的會議要求,這些都是應該提前準備好的,畢竟從接待開始的那一刻起,會議的整個流程就算是徹底開始了。
2、如果會議有用餐和住宿的需求,那么在會議進行的時候就應該去尋找酒店方的負責人談談關于用餐的準備或是什么時候開始用餐,而住宿的問題也應該解決,房型的選擇和餐標的決定,都是需要在會議進行的時候終敲定的。所以在提前已經預訂好了的情況下,必須確定終的結果。
3、準備資料:筆記本、筆、文件袋預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會后考察的紀念品禮品座簽牌,一般標準的酒店會議都是考慮這些因素在里面,畢竟開會是主體,跟會議相關的工具和設施必須要做到完善。