當活動策劃人員了解現(xiàn)場時，需要調試音頻和其他設備，測試活動PPT，測試現(xiàn)場的麥克風，規(guī)劃好活動場景，了解洗手間所在的位置等等。這些細節(jié)應該在現(xiàn)場進行掌控好，以便自己能夠明確活動場地信息。其次場景的布局雖然是沙龍活動，但不需要太花哨，但仍然是簡單的布局，以確保現(xiàn)場的氣氛和專業(yè)精神。

后還有分工和活動策劃網(wǎng)站的實施。一個200人的活動需要一名主要負責人、一名負責任的導游、一名報到人員、一名主持人、一名控制氛圍、一張照片拍攝、一份速記和一份待機。乍一看這需要八名負責人，但如果人手不夠，那么四人也可以。因為上面提到的一些事情可能是錯誤的，一個人可以負責兩件以上的事情。