以案卷為單位整理

以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。

1、分類

按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時(shí)文書材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項(xiàng)分開：

（1）分年度：將文書材料按其形成或針對(duì)的年度分開。

（2）分類別：將文書材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級(jí)類目和二級(jí)類目分開。

（3）分問(wèn)題：將文書材料按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開。

（4）分保管期限：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

2、組合

組合的基本要求：以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

組合的基本方法：

（1）黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問(wèn)題進(jìn)行組合。同一問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件等應(yīng)組合在一起。

（2）會(huì)議文件，一般一會(huì)一卷，也可以根據(jù)文件多少，一會(huì)數(shù)卷或數(shù)會(huì)一卷。

（3）統(tǒng)計(jì)材料、表冊(cè)等文件，一般同一種式樣、名稱或同一地區(qū)的組一卷。

（4）工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按作者或名稱組合。

（5）案件材料，一般一案一卷，或一案數(shù)卷。

（6）人民來(lái)信，可按來(lái)信所反映的問(wèn)題、信件作者或信件的處理形式組合。

（7）簡(jiǎn)報(bào)、刊物可按名稱一期一卷或數(shù)期一卷。

（8）其它特殊性文書材料可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

3、編目

（1）卷內(nèi)文書材料排列

卷內(nèi)文書材料排列前，要對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件要折疊理齊。

排列時(shí)，一般結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、重要程度和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時(shí)，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

（2）編頁(yè)號(hào)與蓋檔號(hào)章

卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁(yè)面，一頁(yè)編一個(gè)號(hào)，即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置，正面在右上角，反面在左上角。