1、適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)適用于我國各級(jí)檔案館(室)和文書處理部門。
2、案卷卷皮格式
文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。
2.1 硬卷皮格式
2.1.1 硬卷皮外形尺寸
封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm(長×寬)。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。
卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。
用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。
本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。
2.1.2 案卷封面項(xiàng)目
封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁數(shù)、歸
檔號(hào)。各項(xiàng)目具體位置、尺寸。
2.1.3 封面項(xiàng)目的填寫方法
2.1.3.1 全宗名稱：
全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“河北省人民政府人事局”“簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3.2 類目名稱：
類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的級(jí)類目名稱。在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類，并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。
2.1.3.3 案卷題名：
案卷題名即案卷標(biāo)題，一般由立卷人自擬。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種。文字應(yīng)力求簡煉、明確。
2.1.3.4 時(shí)間：卷內(nèi)文件所屬的起止年月。
2.1.3.5 保管期限：立卷時(shí)劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。
2.1.3.6 件、頁數(shù)：裝訂的案卷要填寫總頁數(shù)，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù)。
2.1.3.7 歸檔號(hào)：填寫文書處理號(hào)，由立卷人填寫。
2.1.3.8 檔號(hào)的編制：
封面檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。
全宗號(hào)：檔案館指定給立檔單位的編號(hào)。
目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)
案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。
2.1.4 卷脊項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)，其排列格式尺寸。
2.2 軟卷皮格式
使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內(nèi)保存。
2.2.1 軟卷皮外形尺寸：
軟卷皮設(shè)封皮和封底，其封皮和封底可根據(jù)需要采用長寬為297mm×210mm(供A4型紙用)或260mm×185mm(供16開型紙用)的規(guī)格。
2.2.2 軟卷皮封面項(xiàng)目：
軟卷皮封面項(xiàng)目及填寫方法均同硬卷皮格式。封面項(xiàng)目尺寸、位置。
2.2.3 軟卷皮封二項(xiàng)目：
軟卷皮封二印制項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注。各項(xiàng)目具體位置、心寸。
軟卷皮封二項(xiàng)目的填寫方法同3.4卷內(nèi)文件目錄填寫方法。
2.2.4 軟卷皮封三印制項(xiàng)目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間，其尺寸位置軟卷皮封三項(xiàng)目的填寫方法同4.3卷內(nèi)備考表填寫方法。
2.3 卷盒格式
2.3.1 卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(長×寬)，其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口處中部要設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。
2.3.2 卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面為空白面。
卷脊項(xiàng)目包括全宗名稱、目錄號(hào)、年度、起止卷號(hào)。
2.4 填寫要求
填寫案卷封面及卷脊時(shí)一律要求用毛筆或鋼筆，字跡要求工整。
3、卷內(nèi)文件目錄格式
3.1 目錄用紙幅面尺寸采用國內(nèi)通用16開型(即長×寬為260mm×185mm)或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(即長×寬為297mm×210mm)。
3.2 頁邊與文字區(qū)尺寸
卷內(nèi)目錄用紙上白邊(天頭)寬20±0.5mm
卷內(nèi)目錄用紙下白邊(地腳)寬15±0.5mm
卷內(nèi)目錄用紙左白邊(訂口)寬25±0.5mm
卷內(nèi)目錄用紙右白邊(翻口)寬15±0.5mm
3.3 卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注。各項(xiàng)目具體位置、尺寸。
3.4 卷內(nèi)文件目錄填寫方法
3.4.1 順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號(hào)，亦即件號(hào)。
3.4.2 文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
3.4.3 責(zé)任者：對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人，亦即文件的署名者。
3.4.4 題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，
可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào)。
3.4.5日期：文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數(shù)字右下角加“·”號(hào)。
3.4.6 頁號(hào)：卷內(nèi)文件所在之頁的編號(hào)。
3.4.7 單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸是：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)4×15mm
3.4.8 備注：留待對卷內(nèi)文件變化時(shí)作說明之用。
4、卷內(nèi)備考表格式
4.1 卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁邊與文字區(qū)尺寸均同卷內(nèi)目錄。
4.2 卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。各項(xiàng)目具體位置、尺寸.
4.3.1 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間。
4.3.2 立卷人：由責(zé)任立卷者簽名。
4.3.3 檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。
4.3.4 立卷時(shí)間：填寫完成的立卷日期。
5、案卷各部分的排列格式
5.1 使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面——卷內(nèi)文件目錄——文件——備考表——封底。
5.2 使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)——文件——封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入盒保存。
6、文書檔案案卷格式監(jiān)制
6.1 文書檔案案卷的硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷內(nèi)文件目錄、備考表的監(jiān)制權(quán)屬于各級(jí)檔案局。
6.2 在卷皮封底的下部應(yīng)印上“由××檔案局監(jiān)制”的字樣。
公司主要生產(chǎn)：檔案盒無酸紙檔案盒