對(duì)于商務(wù)會(huì)議活動(dòng)來說，提前規(guī)劃會(huì)議活動(dòng)是必不可少的。只有提前規(guī)劃好各個(gè)部分的工作，商務(wù)會(huì)議本身才能有序進(jìn)行。那么，商務(wù)會(huì)議的策劃應(yīng)該怎么做呢？

1.確定會(huì)議名稱

商務(wù)會(huì)議策劃的名稱需要對(duì)商務(wù)會(huì)議的主要內(nèi)容進(jìn)行高度此外，還應(yīng)反映會(huì)議活動(dòng)的主題。一般來說，會(huì)議名稱可以命名為xx公司xx會(huì)議，包括會(huì)議組織者、會(huì)議主題、會(huì)議類型等。會(huì)議名稱必須用準(zhǔn)確規(guī)范的語言表達(dá)，不僅在發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)時(shí)使用，而且在會(huì)議當(dāng)天制作橫幅和標(biāo)語。因此，確定會(huì)議名稱需要仔細(xì)考慮。

2.確定會(huì)議議題

也就是說，會(huì)議應(yīng)該討論哪些問題，這是商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的基本要素。會(huì)議題目一般由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要指定，或者領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司相關(guān)人員的反饋綜合考慮后決定。會(huì)議題目可分為多個(gè)題目，即一個(gè)主題和其他小題目，但必須相關(guān)。

3.確定會(huì)議時(shí)間

其中包括兩個(gè)部分，一個(gè)是會(huì)議的日期，另一個(gè)是會(huì)議舉行的時(shí)間。在確定會(huì)議日期時(shí)要考慮很多因素，包括會(huì)議核心人物的空閑時(shí)間，天氣因素等等，的辦法就是發(fā)起投票，選擇方便的時(shí)間。會(huì)期的長(zhǎng)短，根據(jù)會(huì)議的種類而定，長(zhǎng)則數(shù)十天，短則數(shù)十分鐘即告結(jié)束。決定會(huì)議時(shí)間要考慮會(huì)議議題的數(shù)量、類型、性質(zhì)等因素，會(huì)議時(shí)間應(yīng)在安排會(huì)議活動(dòng)時(shí)作出規(guī)定，并及時(shí)通知參加會(huì)議的人，便于其安排時(shí)間。。

4.確定會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議場(chǎng)所的確定必須考慮交通、場(chǎng)所內(nèi)部設(shè)施、容納人數(shù)、服務(wù)水平和經(jīng)驗(yàn)、等級(jí)等因素，綜合考慮和調(diào)整會(huì)議規(guī)模的大小和會(huì)議活動(dòng)計(jì)劃的預(yù)算。如果是小型會(huì)議的話，可以在公司內(nèi)部的會(huì)議室進(jìn)行的會(huì)議很重要的話，可以去專業(yè)的場(chǎng)所，那個(gè)服務(wù)有保障，可以減少會(huì)議計(jì)劃的壓力，但是租金很高。

5、確定會(huì)議流程與相應(yīng)的工作人員

會(huì)議流程包括簽到、演講等環(huán)節(jié)。以簽到為例。為了提高簽到效率，可以使用大屏幕互動(dòng)電子簽到，客人可以通過掃描代碼完成簽到，快捷方便。會(huì)議人員的安排也很重要，因?yàn)闀?huì)議很多，包括保安人員、接待人員、發(fā)言人等。要提前規(guī)劃好每個(gè)人的工作，制定一份執(zhí)行表格，明確責(zé)任。會(huì)議舉行前，可以進(jìn)行會(huì)議流程的排練，保證會(huì)議活動(dòng)當(dāng)天的順利進(jìn)行。