所謂檔案質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的,以科學(xué)方法為手段,充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系,從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提案工作水平,以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn):
1、全體人員參加。檔案質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合,嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量,人人有責(zé)”的觀念。只有這樣,才能保證檔案盒的完整性、統(tǒng)一性,也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。
2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個(gè)過程都實(shí)行質(zhì)量管理。
3、科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題,不斷提案質(zhì)量和檔案工作管理水平。
二、解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量問題的步驟
檔案現(xiàn)狀不容樂觀。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視,覺得檔案工作不能給單位帶來效益,只是花錢不爭(zhēng)錢;檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn);檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案盒、微機(jī)、檔案管理軟件等都配備不齊全;室藏檔案數(shù)量不完整;平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理;檔案制度不完善;有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》《檔案保管期限表》。
1、分析現(xiàn)狀,找出檔案存在的質(zhì)量問題。首先要從公文擬撰開始,各部門、各個(gè)工作人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識(shí),查找問題。
2、分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因。
3、找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。
4、針對(duì)影響檔案質(zhì)量的主要因素,提出改進(jìn)計(jì)劃,并制定解決問題的落實(shí)措施。
5、組織實(shí)施解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量的措施或計(jì)劃。
6、同計(jì)劃和目標(biāo)對(duì)照,檢查采取措施后收到的效果。
7、總結(jié)經(jīng)驗(yàn),鞏固成績(jī),把成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去,防止再次發(fā)生類似的問題。
8、對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的,再?gòu)牟介_始,進(jìn)行新一輪的改進(jìn),繼續(xù)加以解決。
三、檔案質(zhì)量管理的要求
1、必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高,與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中,領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)為關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念,認(rèn)清檔案管理的重要性,認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨,要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè),因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),要牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí),用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。
2、要不斷提案人員素質(zhì),加強(qiáng)管理,完善規(guī)章制度,建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說,就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感,要有良好的服務(wù)意識(shí),要有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作,檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提案質(zhì)量的角度來加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì),使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。
3、要把實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值作為檢驗(yàn)檔案工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)從事檔案工作的人員,要通過加強(qiáng)檔案的質(zhì)量管理,更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù),促進(jìn)各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率的提高,從而實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。
4、要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的,不同部門、不同工作人員之間能否密切配合,上道“工序”能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”,就成為提案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個(gè)上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”,為下道“工序”提供質(zhì)量保證,那么,檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。
5、要以預(yù)防為主,防檢結(jié)合,重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來的。根據(jù)這一基本道理,檔案質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點(diǎn),從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩兀龅椒阑加谖慈弧?/p>