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    檔案室的管理基本常識

            2019-09-04 01:49:42        5912次瀏覽

    一,人事檔案管理制度

    一,人事檔案材料,要及時收集,整理歸檔;

    二,人事檔案的內(nèi)容不向無關(guān)人員談?wù)?泄露;

    三,任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案材料;

    四,嚴格履行借閱,查閱檔案手續(xù);

    五,查閱檔案時要注意愛護本材料,嚴禁拆散,涂改;

    六,采取保護措施,定時投放樟腦丸等藥品,以保證檔案材料無蟲蛀,霉變;

    二,檔案室管理制度

    一,非檔案室人員未經(jīng)許可.不可擅自進入檔案室.

    二,每學(xué)年結(jié)束,各部門的檔案按照歸檔材料目錄,及時交檔案室保管.

    三,每學(xué)年的人事檔案,無酸紙檔案盒,音像檔案,按照規(guī)范要求,裝訂成冊.

    四,建立檔案借閱登記制度,充分發(fā)揮檔案的作用,提案的利用率.

    五,規(guī)范檔案的存放,保管,保持檔案室的整潔,嚴禁在檔案室內(nèi)吸煙.

    三,檔案人員崗位制度

    一,認真學(xué)習(xí),貫徹和宣傳《檔案法》及其實施辦法,掌握上級有關(guān)檔案工作方針,政策,認真執(zhí)行本校檔案管理各項制度.

    二,對本校的各種門類,各種載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理確保檔案實體的齊全,完整和準確,系統(tǒng).

    三,對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學(xué),組卷合理,保管科學(xué)和方便利用.

    四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.

    五,按照上級規(guī)定,對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作.

    六,認真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質(zhì)和損壞的檔案及時采取補救措施.

    七,嚴格遵守保密制度,不失密,不泄密.

    八,嚴禁帶無關(guān)人員進入檔案室,離開檔案室須關(guān)門窗.

    九,檔案工作人員調(diào)離崗位時,應(yīng)將工作有關(guān)內(nèi)容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經(jīng)接收人員認真清點,核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.

    十,檔案室人員平時應(yīng)注意學(xué)習(xí)有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識,提高自身素質(zhì).

    四,立卷歸檔制度

    一,學(xué)校形成了各種門類,各種載體的檔案資料按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定及時歸檔,集中管理,便于利用;

    二,學(xué)校全部檔案應(yīng)視為一個整體,按規(guī)定編制本校統(tǒng)一立卷歸檔方案,形成全校檔案資料立卷歸檔體系;

    三,學(xué)校各處室兼管檔案人員負責監(jiān)督檢查本處室應(yīng)歸檔材料的收集和整理工作,確保學(xué)校檔案材料,完整,準確,系統(tǒng),并及時向檔案室辦理交接手續(xù);

    四,檔案員負責全校綜合性檔案資料的歸檔工作,同時對各處室形成的業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔工作進行指導(dǎo),監(jiān)督和檢查,保證學(xué)校檔案資料的系統(tǒng)性和完整性;

    五,檔案員及各處室兼管檔案人員在平時做好收集工作基礎(chǔ)上,及時對檔案進行整理,立卷,按年度或常年分類,組卷,登記編號,編制目錄及建立相應(yīng)檢索工具;

    六,每年暑假前,完成上一年度的資料收集工作,八月底完成全部立卷工作.

    五,檔案借閱制度

    一,本校各業(yè)務(wù)部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關(guān)的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可查閱;

    二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團級以上單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可查閱;

    三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準,并辦理借閱手續(xù)后,方可借出,借閱時間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續(xù)借手續(xù);

    四,查閱檔案單位和個人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責任;

    五,閱檔時,應(yīng)保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴禁吸煙,確保;

    六,因工作需要調(diào)離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續(xù)后,方可辦理調(diào)動手續(xù).

    六,檔案保密制度

    一,檔案工作人員必須嚴格執(zhí)行《檔案法》和有關(guān)保密規(guī)定,嚴守黨和國家機密,熟悉掌握保密級別具體范圍;

    二,借閱機密檔案時,應(yīng)按照保密規(guī)定,嚴格履行審批手續(xù);

    三,根據(jù)工作需要,凡經(jīng)批準摘錄,復(fù)制的檔案材料,須經(jīng)檔案人員核對無誤后,加蓋公章,方可交接;

    四,任何人不得泄露機密,對泄密者應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定追究責任;銷毀檔案,要嚴格按制度執(zhí)行,必須有兩人監(jiān)銷,以防泄密;

    五,無關(guān)人員不得擅自進入檔案室。

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