要了解檔案的本質(zhì)意思，將自身與其他事物區(qū)別開(kāi)來(lái)，這就是事物的本質(zhì)。知道其本質(zhì)含義后，我們應(yīng)該了解檔案之所以為檔案而區(qū)別于其他的特點(diǎn)是什么？
先看備以查考性是不是檔案的本質(zhì)屬性？何為備以查考性？本人以為就是準(zhǔn)備好了用來(lái)接受查閱考證的特性。那么是不是這種特性就是檔案的本質(zhì)屬性呢？我們?cè)倏纯礄n案的基本定義，以《中華人民共和國(guó)檔案法》的定義為準(zhǔn)：所稱的檔案盒，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡(jiǎn)言之，就是直接形成有價(jià)值的歷史記錄。那么，與“有價(jià)值的歷史記錄”應(yīng)該沒(méi)有必然聯(lián)系，只有相對(duì)關(guān)系，就是檔案的性質(zhì)之一是用來(lái)提供利用，即“查考”作用。由此至少證明“備以查考性”不應(yīng)該是檔案的本質(zhì)屬性。
從檔案的定義可知，它是有價(jià)值的歷史記錄，只要有價(jià)值，只要能反映檔案記錄時(shí)期或時(shí)代的歷史價(jià)值，不管它是否用來(lái)提供利用，都應(yīng)該是檔案，而不是說(shuō)檔案就必須用來(lái)“備以查考”，不是說(shuō)檔案不用來(lái)查考就不是檔案了。比如，在檔案館未向社會(huì)放開(kāi)之時(shí)，很多檔案都是保存在庫(kù)房里不提供或向少數(shù)人提供利用，許多檔案多年不用，甚至有的檔案可能從來(lái)就不會(huì)提供利用，難道說(shuō)它們都不是檔案嗎？又比如，埋藏在地下幾千年的各個(gè)朝代的檔案，如甲骨文，有的也從未用以查考，又能說(shuō)明它不是檔案？檔案的“有價(jià)值的歷史記錄”，是說(shuō)明檔案是記載已經(jīng)發(fā)生過(guò)的對(duì)國(guó)家或社會(huì)或某個(gè)集體等有價(jià)值意義的歷史，是將當(dāng)時(shí)的實(shí)事用檔案的形式記錄下來(lái)，而“備以查考”是其直接的利用目的，并非本質(zhì)屬性。
再有，“備以查考性”也并非檔案專有屬性，圖書(shū)、文獻(xiàn)同樣也具有“備以查考性”，而檔案的復(fù)制品也可以用著“備以查考”，但它們都不可能是檔案，既然是各類文書(shū)資料或其他類型資料所共有的特性，那么“備以查考性”就不應(yīng)該是檔案的所特有的屬性，因?yàn)檫@種特性根本反映不了檔案區(qū)別于其他資料的特征。而在我們的論壇中，大多數(shù)人也不贊成“備以查考性”是檔案的本質(zhì)屬性，也說(shuō)明這種觀點(diǎn)是占不住腳的。因此，頂多只能說(shuō)“備以查考性”是檔案的屬性之一，而非其本質(zhì)屬性。
再看看“原始記錄性”應(yīng)不應(yīng)該檔案的本質(zhì)屬性。檔案的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)定義中明確指出檔案是“直接形成的”“有價(jià)值的歷史記錄”則至少說(shuō)明了“原始記錄性”是檔案的重要屬性，現(xiàn)在只需要討論它是不是本質(zhì)屬性了，就是“原始記錄性”是不是檔案區(qū)別于其他非檔案的重要標(biāo)志。這里所指的非檔案主要就是文件、圖書(shū)、文獻(xiàn)等了，這些資料中，除文件具備原始記錄性外，圖書(shū)、文獻(xiàn)等都不具有這樣的屬性，都不具備真實(shí)的憑證性，所以討論“原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性”只需討論文件是否具備這種特性就可以了。檔案本身就是文件中的一種，是具備原始記錄性特點(diǎn)的文件，說(shuō)明有的文件具備原始記錄性，但不是所有的文件都具有原始記錄性，如復(fù)印的文件，非正式的文件等，所以原始記錄性是檔案的屬性而非文件的屬性，這至少說(shuō)明原始記錄性可以用來(lái)區(qū)別檔案與非檔案的關(guān)系了，也可以說(shuō)是檔案的本質(zhì)屬性了。
這里需要強(qiáng)調(diào)的是，雖然我認(rèn)為原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，但不說(shuō)明它是檔案的本質(zhì)屬性，因?yàn)槿绻俏┮槐举|(zhì)屬性的話，用它作根據(jù)就可以說(shuō)明某份文件一定是檔案了，但這說(shuō)明不了，因?yàn)閲?guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在各種活動(dòng)中形成的文件都具備原始記錄性，但它們不都是檔案。因此，原始記錄性只是檔案的本質(zhì)屬性之一，要完全的證明一定是檔案，還應(yīng)該具有歷史性，即已經(jīng)使用過(guò)的辦理完畢的文件才是檔案；同時(shí)還要有價(jià)值性，沒(méi)有價(jià)值的歷史文件也不是檔案。所以，檔案的本質(zhì)屬性至少有原始記錄性、價(jià)值性和歷史性，三者缺一不可，即直接形成有價(jià)值的歷史記錄。
我想以上論證已經(jīng)證明“備以查考性”不是檔案的本質(zhì)屬性只是其一般屬性而已，而“原始記錄性”是檔案的本質(zhì)屬性之一，檔案的完整的本質(zhì)屬性應(yīng)該是直接形成的有價(jià)值的原始?xì)v史記錄性。在此基礎(chǔ)上，我認(rèn)為，真實(shí)性也應(yīng)該是檔案的本質(zhì)屬性，因?yàn)闄n案是有價(jià)值的歷史記錄，就決定了檔案所記載的是真實(shí)可信的，具有真實(shí)性，這也是檔案存在的重要的特性，也是區(qū)別于其他非檔案主要的特點(diǎn)。