4.2 文件要求
集團(tuán)公司知識產(chǎn)權(quán)管理體系文件由四部分組成:
a) 知識產(chǎn)權(quán)手冊
知識產(chǎn)權(quán)手冊，闡述集團(tuán)公司知識產(chǎn)權(quán)方針、目標(biāo)與指標(biāo)，概括性、原則性、綱領(lǐng)性地描述知識產(chǎn)權(quán)管理體系。
b)程序文件
程序文件是知識產(chǎn)權(quán)手冊的展開和具體化，使手冊中原則性和綱領(lǐng)性的要求得到展開和落實。
程序文件規(guī)定了執(zhí)行知識產(chǎn)權(quán)管理活動的具體辦法，內(nèi)容包括活動的目的和范圍；做什么和誰來做；何時、何地和如何做；如何對活動進(jìn)行記錄控制等。
c)制度文件
在各崗位做出的相關(guān)規(guī)定，是具體過程的實施指導(dǎo)文件，詳述如何完成具體的作業(yè)和任務(wù)。包括但不限于各類規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等。
d)記錄
是為已完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。
集團(tuán)公司確保這些文件字跡清晰,易于識別,符合法律法規(guī)要求,滿足相關(guān)方的需求。
文件規(guī)定應(yīng)與實際運作保持一致,隨著管理體系的變化及知識產(chǎn)權(quán)方針、目標(biāo)的變化，應(yīng)及時修訂管理體系文件，定期評審，確保有效性、充分性和適宜性。
文件可以采用任何形式或類型的媒介,如紙張、磁盤、光盤或照片等，都應(yīng)按照《知識產(chǎn)權(quán)文件控制程序》進(jìn)行管理。
在編制文件時，遵循以下基本要求：
——體系文件的各個層次間、文件與文件之間應(yīng)做到層次清楚、接口明確、結(jié)構(gòu)合理。
——文件要符合公司的實際運作情況，易于理解并有良好的適用性和可操作性。
——文件中需要引用其他文件時，應(yīng)注明引用文件的名稱或編號，以便查詢。
4.2.2.1 職責(zé)
a) 集團(tuán)辦負(fù)責(zé)知識產(chǎn)權(quán)管理體系文件的歸口管理，具體負(fù)責(zé)知識產(chǎn)權(quán)手冊、程序文件的管理；
b) 其他文件和資料由各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)管理。
4.2.2.2 文件的管理
a) 為確保文件是充分與適宜的，文件發(fā)布前必須得到審核批準(zhǔn)。
b) 文件應(yīng)進(jìn)行定期評審，必要時予以修訂，文件修訂后再發(fā)布前重新審核和批準(zhǔn)。
c) 確保在知識產(chǎn)權(quán)管理體系運行具有關(guān)鍵作用的場所都能得到有關(guān)版本的適用文件。文件應(yīng)保持清晰、易于識別、取用和閱讀。
d) 文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)確保得到識別。
e) 文件中的相關(guān)要求明確，按文件類別、秘密級別進(jìn)行管理。
f) 防止作廢文件的非預(yù)期使用，如果出于某種目的而保留作廢文件時，對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識，如可以加蓋“作廢保留”印章。
4.2.2.3 文件控制具體實施執(zhí)行《知識產(chǎn)權(quán)文件控制程序》。