知識產權文件與記錄控制程序

1 目的

為規(guī)范企業(yè)內部文件的編寫、審核、批準、標識、發(fā)放、回收作廢及更新所需的控制，以及外來文件與記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制，特制定本程序。

2 適用范圍

適用于公司對所有知識產權管理體系文件的管理。

3 定義

3.1 一級文件：知識產權手冊。

3.2 二級文件：知識產權程序文件。

3.3 三級文件：知識產權相關的部門管理規(guī)定。

3.4 四級文件：知識產權表單/記錄。

3.5 外來文件：本程序所指的外來文件包括行政決定、司法判決、律師函件等，不包括法律法規(guī)和其他要求文件。法律法規(guī)和其他要求的識別、獲取與管理按《法律法規(guī)和其他要求控制程序》執(zhí)行。

4 相關文件

4.1 《法律法規(guī)和其他要求控制程序》

4.2 《保密管理程序》

5 職責

5.1 總經理負責策劃和管理知識產權管理體系，對體系文件進行統(tǒng)籌規(guī)劃。

5.2 研發(fā)部

5.2.1 負責一級文件、二級文件的歸口管理；

5.2.2 控制、分發(fā)外來文件及存檔原件和處理作廢文件；

5.2.3 負責指導和監(jiān)督各部門形成資料的歸檔工作；

5.2.4 負責各級體系文件的分發(fā)、原稿的存檔及作廢版本處理；

5.3 各職能部門

5.3.1 負責三級文件的歸口管理；

5.3.2 負責在本部門職責范圍內執(zhí)行相關文件；

5.3.3 負責管理本部門使用的外來文件；

5.3.4 負責編制和管理本部門的記錄文件。

5.4 各級文件的制訂、審核、批準與控制職責：

5.4.1 一級文件由研發(fā)部編寫，管理者代表審核，總經理批準，研發(fā)部歸口管理。

5.4.2 二級文件由研發(fā)部組織編寫，管理者代表審核，研發(fā)部歸口管理。

5.4.3 三級文件由研發(fā)部組織編寫，管理者代表審核，研發(fā)部歸口管理。

5.4.4 四級文件隨二級、三級文件一同提交審批，由使用部門歸口管理。

6 內容

6.1 總則

6.1.1 受控文件的編寫、審核、批準、標識、發(fā)放、回收作廢及更新，以及外來文件與記錄的標識、貯存、保護、檢索和處置，按本程序執(zhí)行。

6.1.2 本程序所稱的文件及資料包括：《知識產權管理手冊》；知識產權程序文件；知識產權相關的部門作業(yè)文件；知識產權記錄文件；知識產權外來文件、資料。

6.2 文件編制規(guī)范

6.2.1 文件的表頭格式：首頁表頭必須注明文件名稱、編號、版本、版次等。

6.2.2 文件應統(tǒng)一編排文號，具體編號格式為：

6.2.2.1 一級文件（管理手冊）：IPM-兩位流水號（如：IPM-01）；

6.2.2.2 二級文件（程序文件）：IP-P-兩位數(shù)流水號（如：IP-P-01）；

6.2.2.3 三級文件（制度文件）：IP-M-兩位數(shù)流水號（如：IP-M-01）；

6.2.2.4 四級文件（記錄文件）：IP-條款號-兩位數(shù)流水號（如：IP-421-01）。

6.2.3 版本號：文件的版本編號為A、B、C、D……依此類推；版次編號為0、1、2、3依此類推。修訂時依次遞增為A/1、A/2…，至A/9后版本升為第二版，以B表示；第三版以C表示，依此類推。

6.2.4 文件的行文格式可根據(jù)內容多少分章（節(jié)）、條、款、項、目結構表達，內容單一的也可直接以條的方式表達。制度中章、節(jié)、條的序號用中文數(shù)字依次表述。編號采用阿拉伯數(shù)字加圓點制。

編號方法舉例：

章

條

款

項

1

1.1

1.1.1

1.1.1.1

6

6.2

6.2.1

6.2.1.1

6.2.4.1 “章”一般有標題，編號應左起頂格書寫，其后空兩格寫上標題。“條”、“款”、“項”不管有無標題應盡量一致。

6.2.4.2 數(shù)值采用阿拉伯數(shù)字，尤其是帶有計量單位的，必須用阿拉伯數(shù)字。

6.2.4.3 文件的打印格式：文件統(tǒng)一用Word文檔編輯，中文用宋體五號字、數(shù)字和英文用Arial五號字，行距：固定值20磅、段前后0.5行，頁邊距：上1.8cm、下1.8cm、左1.5cm、右1.5cm，A4 復印打印。

6.3 文件控制

6.3.1 文件新版編制應由歸口部門填寫《文件申請表》，并按流程進行審批。文件的編制、審核和批準按照本程序5.4的職責權限執(zhí)行。

6.3.2 文件的草擬和簽批，字跡應當清晰、工整，一般用計算機打印公文草稿，簽批公文需使用鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆和圓珠筆。

6.3.3 文件的發(fā)布、用印、歸檔和回收由研發(fā)部統(tǒng)一辦理。辦理文件發(fā)放時，應填寫《文件收發(fā)登記表》，領用人在《文件收發(fā)登記表》上簽字，確保在使用處可獲得相關文件的有效版本。

6.3.4 文件的原件由研發(fā)部負責保管歸檔，歸檔范圍的文件應當確定保管期限。研發(fā)部編制《知識產權記錄文件清單》，明確各級文件的現(xiàn)行有效版本，并對各部門所使用的文件的有效性進行檢查。

6.3.5 體系文件的實施由研發(fā)部組織監(jiān)督。文件頒發(fā)后，相關部門應及時組織培訓，確保制度實施到位。

6.3.6 文件修訂

6.3.6.1 體系文件每年由研發(fā)部組織一次評審和修訂，也可由各職能部門根據(jù)實際情況隨時向文件歸口部門提出修訂需求。

6.3.6.2 文件修訂應由歸口部門填寫《文件申請表》，并按本程序5.4的職責權限重新進行審批。

6.3.6.3 在發(fā)布修訂的文件時，應在新訂文件中明確標識文件更新版次。

6.3.6.4 已作廢的文件副本，應在發(fā)布新文件時予以回收。

6.3.7 作廢文件處理

6.3.7.1 作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回；檔案管理人員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

6.3.7.2 不具備歸檔和存查價值的文件，經過鑒別并經總經理批準，統(tǒng)一由研發(fā)部處理。

6.4 記錄文件控制

6.4.1 對知識產權管理體系的記錄文件，應由研發(fā)部填寫《知識產權記錄文件清單》統(tǒng)一管理?！吨R產權記錄文件清單》應列明記錄文件的歸口部門和保存期限。

6.4.2 各部門及其工作人員應按照本辦法的規(guī)定收集和編制日常工作中的知識產權活動記錄。

6.4.3 記錄的編制應注明記錄名稱、記錄編號、發(fā)生時間、填寫者、核準者等內容。

6.4.4 記錄應保持內容完整、數(shù)據(jù)準確、填寫及時、字跡清晰、易于辨認。

6.4.5 記錄由使用部門自行保存和管理；部門負責人應審核記錄的正確性與完整性。

6.4.6 使用部門應對記錄分類建檔，建立記錄清單，并編制索引，以方便檢索。

6.4.7 調用存檔記錄，應向檔案管理人員預先提出申請，報保存部門負責人批準；記錄使用后應及時歸檔。