IP-P-11保密管理程序
1 目的
為保守公司秘密，保護(hù)公司的和合法權(quán)益，保障生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行，特制定本程序。
2 范圍
適用于公司的保密事項全過程的管理。
3 定義
3.1 絕密：重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。
3.2 機(jī)密：重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重的損害。
3.3 秘密：一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受損害。
3.4 秘密載體：是指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載企業(yè)秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤等各類物品。磁介質(zhì)載體包括計算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等。
3.5 泄密：指使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的，或使公司秘密超過了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。
3.6 商業(yè)秘密：指不為公眾所知悉，但能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)利益，具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，如制備方法、分析方法、財務(wù)信息、供銷網(wǎng)絡(luò)、客戶名單、合同內(nèi)容、公司重大經(jīng)營信息等。
3.7 涉密人員：指在工作中產(chǎn)生、掌握、管理和大量接觸企業(yè)秘密的人員。
3.8 泄密事件：指公司有關(guān)部門和個人因違反有關(guān)保密法律、法規(guī)，使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉，或者未經(jīng)允許超出了限定的接觸范圍而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的事件。
4 相關(guān)文件
無
5 職責(zé)
5.1 人力資源部負(fù)責(zé)組織開展公司的整體保密管理工作，負(fù)責(zé)保密事項的歸口管理，其職責(zé)是：
5.1.1 負(fù)責(zé)組織建立商業(yè)秘密專家評審組；
5.1.2 負(fù)責(zé)對公司范圍內(nèi)的保密管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；
5.1.3 負(fù)責(zé)與員工簽訂保密責(zé)任書；
5.1.4 負(fù)責(zé)涉密區(qū)域進(jìn)出監(jiān)控。
5.1.5 負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)管理；
5.1.6 負(fù)責(zé)涉密計算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)及其他設(shè)備的管理；
5.2 所有相關(guān)部門（以下統(tǒng)稱涉密部門）都有嚴(yán)格遵守公司保密制度的責(zé)任和義務(wù)，其職責(zé)是：
5.2.1 負(fù)責(zé)對本部門需保密的信息進(jìn)行收集和整理，確定密級，并嚴(yán)格履行保密義務(wù)；
5.2.2 涉密部門負(fù)責(zé)人對本部門執(zhí)行保密工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
5.3 公司所有部門和員工對發(fā)現(xiàn)的泄密行為和泄密事件，應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)，遇重大情況可越級上報。案發(fā)部門應(yīng)根據(jù)情況及時采取補(bǔ)救措施，限度減少泄密造成的損失。
6 內(nèi)容
6.1 保密要害部門、部位管理
6.1.1 公司應(yīng)確定保密要害部門、部位，并實施保密管理，建立《涉密區(qū)域清單》。確定保密要害部門、部位遵循少化和小化原則。
6.1.2 公司內(nèi)部業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常或大量涉及機(jī)密級、秘密級公司秘密，涉密人員多的部門應(yīng)確定為保密要害部門。公司內(nèi)部進(jìn)行研發(fā)、集中存儲秘密載體的專門場所應(yīng)確定為保密要害部位。
6.1.3 保密要害部門部位應(yīng)對外來人員進(jìn)行身份確認(rèn)及信息登記，并需由保密責(zé)任人陪同引導(dǎo)按照指定路線走訪。
6.2 涉密人員管理
6.2.1 涉密人員等級及權(quán)限
6.2.1.1 核心涉密人員：在涉及絕密級企業(yè)秘密崗位工作或承擔(dān)任務(wù)的人員，可接觸絕密級、機(jī)密級、秘密級信息載體。
6.2.1.2 重要涉密人員：在涉及機(jī)密級企業(yè)秘密崗位上工作或承擔(dān)任務(wù)的人員，可接觸機(jī)密級、秘密級信息載體。
6.2.1.3 一般涉密人員：在涉及秘密級企業(yè)秘密崗位上工作或承擔(dān)任務(wù)的人員，可接觸秘密級信息載體。
6.2.2 涉密人員崗位定密程序
涉密人員的涉密等級界定，由各有關(guān)部門根據(jù)承擔(dān)工作任務(wù)人員的實際涉密情況，提出人員涉密等級名單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確定后，所有涉密人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確自己應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的保密責(zé)任、義務(wù)、密級。人力資源部建立《涉密人員清單》。
6.2.3 公司對涉密人員實行動態(tài)管理。涉密人員所在部門根據(jù)涉密人員實際工作崗位、工作任務(wù)、職責(zé)范圍的變化及時調(diào)整涉密等級，報送人力資源部存檔備案。
6.3 涉密載體管理
6.3.1 公司保密事項分為絕密、機(jī)密和秘密三種密級。
6.3.1.1 專利技術(shù)、專有技術(shù)、引進(jìn)技術(shù)的核心部分為絕密級；
6.3.1.2 公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料、公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況等為機(jī)密級；
6.3.1.3 公司人事檔案，合同、協(xié)議（涉及公司重要信息的），員工工資性收入，尚未進(jìn)入市場或未公開的各類信息為秘密級；
6.3.1.4 公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料、規(guī)章制度等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。
6.3.2 保密期限
一般絕密級事項保密期限為10年，機(jī)密級事項保密期限為5年，秘密級事項保密期限為3年。
6.3.3 涉密載體定密程序
由秘密載體材料起草人在秘密載體制作之前，根據(jù)相關(guān)規(guī)定提出密級意見，并進(jìn)行密級及保密期限的標(biāo)識。
6.3.4 涉密載體的控制
6.3.4.1 涉密載體的管理原則
秘密載體管理應(yīng)建立《涉密載體（信息）清單》并遵循“嚴(yán)格管理、嚴(yán)密防范、確保、方便工作”的原則。
6.3.4.2 秘密載體的制作
制作秘密載體，應(yīng)當(dāng)依照人力資源部組織核定的密級和保密期限注明。文件形式的公司秘密事項應(yīng)在封面（或者首頁）的左上角蓋保密章；非書面形式的秘密載體或密品，能夠標(biāo)明密級和保密期限的，應(yīng)以能夠明顯識別的方式標(biāo)明（如：便攜式電腦，可移動存儲介質(zhì)，產(chǎn)品、設(shè)備等）。
6.3.4.3 秘密載體的收發(fā)與傳遞
（1） 各部門收發(fā)涉密載體，應(yīng)當(dāng)履行清點(diǎn)、登記、編號、簽收等手續(xù)；
（2） 涉密部門收到秘密載體后，由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)秘密載體的密級和制發(fā)單位的要求及工作的實際需要，確定本部門知悉該秘密的人員的范圍。任何部門和個人不得擅自擴(kuò)大企業(yè)秘密的知悉范圍；
（3） 借閱涉密載體，借閱人與責(zé)任人應(yīng)填寫《涉密載體（信息）借閱登記表》。借閱的涉密載體由載體管理者負(fù)責(zé)收回，收回情況填入《涉密載體（信息）借閱登記表》。收回涉密載體時應(yīng)詳細(xì)檢查，當(dāng)面點(diǎn)清，如有損毀、丟失、破壞檔案的行為，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
6.3.4.4 秘密載體的保存
（1） 保存秘密載體，應(yīng)當(dāng)選擇保密的場所和部位。工作人員離開辦公場所，應(yīng)當(dāng)將秘密載體存放在保密設(shè)備里；
（2） 需要?dú)w檔的涉密載體，應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理規(guī)定歸檔。
6.3.4.5 秘密載體的銷毀
（1） 銷毀涉密載體，由主辦人員填寫《涉密載體（信息）清退/銷毀審批表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并履行清點(diǎn)、登記手續(xù)后報人力資源部審核批準(zhǔn)后定期進(jìn)行批量處理；
（2） 銷毀秘密載體，應(yīng)當(dāng)確保秘密信息無法還原；
（3） 銷毀紙介質(zhì)秘密載體，應(yīng)當(dāng)采用焚毀、化漿等方法處理；使用碎紙機(jī)銷毀的，應(yīng)當(dāng)使用符合保密要求的碎紙機(jī)；
（4） 銷毀磁介質(zhì)，光盤等秘密載體，應(yīng)當(dāng)采用物理或化學(xué)的方法徹底銷毀；
（5） 禁止將秘密載體作為廢品出售。
6.4 涉密設(shè)備管理
6.4.1 各部門應(yīng)該對本部門可能造成知識產(chǎn)權(quán)流失的設(shè)備，包括計算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等，規(guī)定其使用目的、人員和方式，報送人力資源部建立《涉密設(shè)備清單》存檔備案。
6.4.2 涉密設(shè)備的維修、報廢，應(yīng)由使用部門通知人力資源部，人力資源部統(tǒng)籌安排處理。
6.5 泄密事件報告和查處
6.5.1 泄密事件報告
6.5.1.1 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)報告本部門發(fā)生的泄密事件。各部門發(fā)現(xiàn)泄密事件后，應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)上報人力資源部，并立即采取補(bǔ)救措施，積極組織力量查找，以挽回或減少泄密造成的損失；
6.5.1.2 發(fā)生泄密事件上報期限為：
——涉及絕密級和向境外的機(jī)構(gòu)和人員泄露或出賣公司秘密的應(yīng)立即上報；
——涉及機(jī)密級的應(yīng)在2小時內(nèi)上報；
——涉及秘密級的應(yīng)在4小時內(nèi)上報。
6.5.2 泄密事件查處
泄密事件查處是指對“泄露公司秘密”事件的調(diào)查處理，查處內(nèi)容包括：
6.5.2.1 查明所泄露的秘密事項的內(nèi)容、密級、危害程度、主要情節(jié)和有關(guān)責(zé)任者；
6.5.2.2 積極采取必要的補(bǔ)救措施，防止事態(tài)擴(kuò)大；
6.5.2.3 針對泄密事件暴露出的問題，提出改進(jìn)和加強(qiáng)保密管理工作的意見。
7 相關(guān)記錄
序號
記錄名稱
記錄編號
保存期限
歸口部門
1
涉密人員管理臺賬
IP-760-01
5年
人力資源部
2
涉密設(shè)備管理臺賬
IP-760-02
5年
人力資源部
3&