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用信息化應對客戶的多樣需求

廈門和聲工貿有限公司（以下簡稱“廈門和聲”）成立于2006年，民營企業(yè)，是一家專業(yè)從事包裝箱，禮盒，海報等彩色印刷，產品主要內銷，如合興包裝、億同新包裝、云中飛體育用品、新景地集團等大中型企業(yè)。

廈門和聲是發(fā)展中的小企業(yè)，財務原來是個老會計手工做賬，用“算盤”，只限于簡單的記賬，還十分的繁忙，往來對賬都是由李總自己負責；隨著企業(yè)業(yè)務不斷擴大，財務管理的落后，在許多方面嚴重的制約了企業(yè)經營和發(fā)展：

財務記賬、登賬等基礎工作效率較低，耗時較大；

往來對賬繁雜，需要細化管理；

存貨種類多、進出頻繁，成本核算工作量大；

廈門和聲的李總決定加強財務管理，同時引進信息化手段，李總說：“從工廠的長期發(fā)展的角度來講，用一種新的信息化管理是必備的?！?

財務部的胡經理到任后就推薦用友管理軟件：“我在原來的企業(yè)就是用的用友，用起來比較方便，也省時、省事”，09年初，公司正式啟用用友T3管理軟件。

通過用友T3管理軟件，解放了財務基礎的記賬、登賬、出報表工作，財務胡經理說：“報表、記賬以前要用時間試算平衡，現(xiàn)在快，只要點擊一下就OK了，這塊覺得是省時、省力，數(shù)據準確率比較高”。

廈門和聲是接單生產的加工企業(yè)，客戶訂單的規(guī)格要求幾乎都不一樣，紙張切割形成不同規(guī)格，大約上千種，進貨頻率比較大，每天都有進出，手工存貨核算量大，財務與倉庫經常加班。通過用友T3管理軟件，胡經理輕松的說：“一般不會加班，因為平常都錄入了，只需要系統(tǒng)那邊操作一下，肯定是準確的?！?

在節(jié)省了大量財務基礎核算的時間和精力后，往來管理工作正式納入財務專業(yè)管理的范疇。

廈門和聲財務管理中往來對賬是工作量的，客戶和供應商100多家，單據金額小、但量相對比較多，比較雜，并且在彩印行業(yè)，往來對賬、結算存在多計量單位的換算問題，如銷售接單時，是按單位“張”計價的，但與供應商對賬、核銷時，是按單位“噸”結算的，還沒有上軟件管理時，與供應商對賬時，從“張”到“件”、再到“噸”的計量單位轉換，通過手工方式要經過好幾步。不同計量單位，從“噸、件、令、張“的換算，在金額上存在誤差的同時，在數(shù)量的對帳上更是困難，因為和供應商對帳時用的是“噸”，倉庫盤庫時用的是“件”，而和客戶計價時用的是“張”，相互間的轉換十分繁瑣。

財務部胡經理說“印刷行業(yè)的紙張比較特殊，它有厚度、還有長、寬，多了幾個數(shù)據，每次跟供應商對賬，相當麻煩，要3-2天，而且星期六要加個班才行。”

通過用友T3管理軟件，在采購入庫單錄入張數(shù)和噸數(shù)單價，自定義設計“來料核對表”即“供應商對帳單”，可以自動計算出進料單的張數(shù)和噸數(shù)，一目了然；現(xiàn)在財務胡經理可以輕松兼顧財務核算和往來對賬工作了：“用了用友軟件系統(tǒng)后，比較方便了，還挺好用的；現(xiàn)在財務核算和對賬我一起做，我們25日對帳，我遲26號可以出來；1天就可以，比較及時?！?

往來對賬數(shù)據清晰、及時的提供，監(jiān)督業(yè)務及時催款，更方便支持李總對企業(yè)資金流動情況的掌握，李總說：“財務有比較規(guī)范化的管理，應收款、應付款比較清晰，每個月的資金體現(xiàn)就比較明朗化了?！?

隨著廈門和聲在財務管理方面不斷完善，也開始嘗試通過用友T3管理軟件對業(yè)務進行管理，財務部胡經理仔細的說：“進銷存也是有很大幫助，銷售定單來了，庫里面還有什么，一些輔助的存貨有沒有用、還剩多少，這些信息都有提供；銷售歷史數(shù)據，查詢幾個月前某個物品的單價是多少，這款貨有沒有開票等等，沒用系統(tǒng)的時候很麻煩，經常會找一堆本子翻呀翻，用了用友軟件系統(tǒng)后，我們可以及時的提供；查哪些單子沒出貨、哪些會延期發(fā)貨，可以及時和倉庫溝通；銷售匯總表每個月都會統(tǒng)計這個業(yè)務員這個月業(yè)務量是多少，真方便了不少?！?

通過用友T3管理軟件的財務、業(yè)務一體化管理，讓廈門和聲工貿從管理方面得到了效益，李總十分滿意：“信息化管理下來，提高很大的效益，企業(yè)要發(fā)展下去，財務信息化管理是必須要加強的。”