3.使用碎紙機(jī)將紙張切碎。仔細(xì)按照說明手冊(cè)進(jìn)行操作。通常，商用碎紙機(jī)可以在 2 秒內(nèi)處理 1 張紙。如果您嘗試一次通過太多文件，碎紙機(jī)很容易卡住。如果您每小時(shí)的處理量超過1噸，您可以考慮購買更多的碎紙機(jī)或雙轉(zhuǎn)子碎紙機(jī)（工業(yè)碎紙機(jī)）。

檢查您的碎紙機(jī)可以處理的體積。較小的機(jī)器一次只能切碎大約 5 個(gè)文檔。更大的機(jī)器可以處理更多。確保不要超過機(jī)器的切碎能力。

還要檢查機(jī)器手冊(cè)中不應(yīng)該切碎的物品。如果您嘗試用塑料窗撕碎信封，一些較小的家用機(jī)器會(huì)卡住。其他機(jī)器可以輕松撕碎塑料窗、訂書釘、回形針甚至信用卡。

如果您確實(shí)超出容量或切碎了錯(cuò)誤的物品并終出現(xiàn)卡紙，所有標(biāo)準(zhǔn)機(jī)器都配備了反向模式，可讓您輕松清除卡紙。

切碎完成后，不要忘記關(guān)閉機(jī)器。長(zhǎng)時(shí)間打開可能會(huì)使電機(jī)過熱。

碎紙機(jī)需要定期上油，以保持工作狀態(tài)。許多機(jī)器在您購買時(shí)會(huì)提供一小瓶。如果您沒有，您可以在任何辦公用品商店輕松購買。

要給機(jī)器上油，請(qǐng)通過機(jī)器的進(jìn)料口滴入少量潤滑劑，然后以反向模式運(yùn)行碎紙機(jī)約 60 秒。然后將其切換回正常模式并通過幾張紙以吸收任何多余的油。

4.用手撕碎紙文件。如果您要處理的紙張數(shù)量相對(duì)較少，您可能只想這樣做，因?yàn)檫@種方法可能相當(dāng)耗時(shí)。通常不推薦使用這種方式來處理包含敏感信息的文檔。如果您確實(shí)選擇了這種方法，請(qǐng)確保將紙張撕成非常小的碎片。

將紙撕成六到八個(gè)垂直條。然后把這些條帶撕成不超過一英寸的碎片。任何更大的東西都會(huì)帶來風(fēng)險(xiǎn)。

完成任務(wù)后，將紙張存放在的袋子中，例如上鎖的壁櫥或辦公室，直到可以回收為止。

大多數(shù)公司還是采用傳統(tǒng)的方式，將公司信息采用紙質(zhì)文件記錄下來，方便查閱和管理。但文件積累到一定程度上會(huì)占用一定的辦公區(qū)域和人力。這時(shí)部分公司就會(huì)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)公司文件進(jìn)行分類管理，將一些過了有效期的文件區(qū)分開來，找專業(yè)文件銷毀公司協(xié)助銷毀

如何銷毀文件：

文件銷毀方法主要有物理銷毀、數(shù)字銷毀和外包銷毀服務(wù)。

1、物理銷毀

碎紙機(jī)：將文件粉碎成小顆?；蛘呒?xì)條，且保證文件內(nèi)容無法辨認(rèn)。

焚燒：采用高溫燃燒的方式將文件燒毀，比較徹底，缺點(diǎn)是不夠環(huán)保，目前比較少使用。

2、數(shù)字銷毀

格式化硬盤：刪除所有數(shù)據(jù)并重新分配存儲(chǔ)空間。

刪除文件：從存儲(chǔ)介質(zhì)中刪除文件并清空存儲(chǔ)空間。

重寫數(shù)據(jù)：通過在存儲(chǔ)介質(zhì)上寫入新的數(shù)據(jù)，覆蓋原有數(shù)據(jù)。

3、外包服務(wù)銷毀

委托專業(yè)文件銷毀服務(wù)供應(yīng)商，確保文件銷毀。文件銷毀公司通常具備專業(yè)的設(shè)備和技術(shù)，大型的專業(yè)銷毀設(shè)備1噸文件銷毀僅30分鐘，能夠確保文件數(shù)據(jù)的銷毀。在選擇文件銷毀服務(wù)時(shí)，要注意選擇有資質(zhì)和信譽(yù)度高的機(jī)構(gòu)，以確保文件數(shù)據(jù)的。