檔案盒按照擺放方式的不同,可以分為豎式和橫式兩種。之所以設(shè)計橫式檔案盒,是為了增加盒內(nèi)文件與檔案盒的接觸面,避免文件豎置時“頭重腳輕”而發(fā)生彎曲折損。從長遠考慮,檔案盒橫放更有利于檔案的保護。
實踐中存在將盒號功能擴大化的傾向:
一是在歸檔章上增加盒號項目或?qū)⒑刑枠俗⒂跉w檔文件首頁,將盒號作為歸檔文件與檔案盒之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的紐帶;
二是在電子文件整理中,為實現(xiàn)與紙質(zhì)文件材料形式上一致,存在把盒作為整理單位,將電子文件以盒為單位進行整理的現(xiàn)象,這兩種做法與盒號承載的功能都是相悖的。
實際上,在歸檔文件的件號已經(jīng)與盒脊起止件號建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的情況下,沒有必要再通過盒號,在歸檔文件與檔案盒之間建立第二套關(guān)聯(lián)關(guān)系。否則既成倍增加了工作量,有可能出現(xiàn)兩套關(guān)聯(lián)關(guān)系指向不一的情況,增加管理的復(fù)雜性。
檔案盒盒脊可以根據(jù)機關(guān)單位的實際需要,與歸檔章項目相協(xié)調(diào),編制其他項目。增減項目的工作應(yīng)在同級檔案行政管理部門的指導(dǎo)下進行。機關(guān)檔案部門可對欄目位置及尺寸進行一定的調(diào)整,以規(guī)范、美觀為原則。
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