各項目具體填寫要求如下:
(1)全宗號:全宗號欄內(nèi)按同級檔案館給定的全宗號填寫,暫未給定的可先空置。
(2)年度:年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的歸檔年度。(詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”)
(3)保管期限:保管期限欄填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限,一般以漢字全稱表示,如“”“30年”“10年”。
(4)機構(gòu)(問題):機構(gòu)(問題)欄填寫分類方案中相應(yīng)機構(gòu)(問題)的類目名,機構(gòu)(問題)欄也可以填寫機構(gòu)(問題)代碼。不按機構(gòu)(問題)分類的單位,盒脊上可以不印制機構(gòu)(問題)項。(詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”)
(5)起止件號:起止件號欄填寫盒內(nèi)排列前和排列后的歸檔文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格。檢索時在歸檔章上其他項目的配合下,通過將件號與檔案盒脊上的起止件號相對應(yīng),即可確定該份歸檔文件所屬的檔案盒。
(6)盒號:盒號是指檔案盒的排列順序號,按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制,可以每年一斷號,也可以4位數(shù)為限幾年一段號。為方便平時管理,在移交進館前,可以先用黑色鉛筆編寫盒號,在進館時再按進館要求進行修改。
需要說明的是,《規(guī)則》中的檔案盒作為檔案裝具,編制盒號是為了排架需要和管理方便,與盒內(nèi)歸檔文件沒有邏輯關(guān)系。
檔案盒的制成材料
從檔案保護的目的出發(fā),檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作,以避免長期保存時檔案盒紙板中的酸性物質(zhì)影響盒內(nèi)文件壽命。各級檔案行政管理部門應(yīng)從本地實際情況出發(fā),積極推廣無酸紙的應(yīng)用,以杜絕檔案盒制作材料方面存在的隱患。
檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設(shè)置機構(gòu)(問題)等選擇項。其中,起止件號填寫盒內(nèi)件文件和后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;盒號即檔案盒的排列順序號,按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。
目前該工廠面積達9000平方米,擁有的整套生產(chǎn)流水線,標(biāo)準(zhǔn)化廠房,擁有固定資產(chǎn)320萬元,于其他廠家不同的是我廠在同行中采用國際的第三代AS39A中性施膠劑(傳統(tǒng)中性膠為AKD換代產(chǎn)品),使產(chǎn)品真正具有不變質(zhì)、不褪色并且還具有耐折、防蟲、防毒等特點,確保產(chǎn)品真正具有無酸化為長期保存檔案提供了可靠保證。