檔案盒封面
檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱(即立檔單位名稱),下加雙橫線。全宗名稱可以在制作檔案盒時(shí)先行印制。
各項(xiàng)目具體填寫要求如下:
(1)全宗號:全宗號欄內(nèi)按同級檔案館給定的全宗號填寫,暫未給定的可先空置。
(2)年度:年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的歸檔年度。(詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”)
(3)保管期限:保管期限欄填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限,一般以漢字全稱表示,如“”“30年”“10年”。
(4)機(jī)構(gòu)(問題):機(jī)構(gòu)(問題)欄填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)(問題)的類目名,機(jī)構(gòu)(問題)欄也可以填寫機(jī)構(gòu)(問題)代碼。不按機(jī)構(gòu)(問題)分類的單位,盒脊上可以不印制機(jī)構(gòu)(問題)項(xiàng)。(詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”)
(5)起止件號:起止件號欄填寫盒內(nèi)排列前和排列后的歸檔文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格。檢索時(shí)在歸檔章上其他項(xiàng)目的配合下,通過將件號與檔案盒脊上的起止件號相對應(yīng),即可確定該份歸檔文件所屬的檔案盒。
(6)盒號:盒號是指檔案盒的排列順序號,按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制,可以每年一斷號,也可以4位數(shù)為限幾年一段號。為方便平時(shí)管理,在移交進(jìn)館前,可以先用黑色鉛筆編寫盒號,在進(jìn)館時(shí)再按進(jìn)館要求進(jìn)行修改。
需要說明的是,《規(guī)則》中的檔案盒作為檔案裝具,編制盒號是為了排架需要和管理方便,與盒內(nèi)歸檔文件沒有邏輯關(guān)系。
檔案盒的制成材料
從檔案保護(hù)的目的出發(fā),檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作,以避免長期保存時(shí)檔案盒紙板中的酸性物質(zhì)影響盒內(nèi)文件壽命。各級檔案行政管理部門應(yīng)從本地實(shí)際情況出發(fā),積極推廣無酸紙的應(yīng)用,以杜絕檔案盒制作材料方面存在的隱患。
檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)。其中,起止件號填寫盒內(nèi)件文件和后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;盒號即檔案盒的排列順序號,按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。