7.1范圍：適用于生產(chǎn)部各個(gè)辦公區(qū)域。

7.2整理：

A.整理文件：每月對(duì)紙質(zhì)文件、記錄表單和電子文檔作盤(pán)點(diǎn)，把其分為有效的和過(guò)期無(wú)效的，不要的全部銷(xiāo)毀，有效的統(tǒng)一記錄歸檔保管。

B.對(duì)區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤(pán)點(diǎn)，并區(qū)分其“要”和“不要”； 分類(lèi)如下：

?設(shè)備：電腦、打印機(jī)、文具、書(shū)籍等；

?空間：柜架、桌椅、儲(chǔ)物箱（柜）等；

?物品：個(gè)人用品、裝飾品；

?依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表》決定物品的“要”與“不要” ；

必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表

常用程度

使用頻率

處理方法

低

過(guò)去一年都沒(méi)有使用過(guò)的物品，而且不能再用

丟棄中

在過(guò)去的6個(gè)月只使用過(guò)一次的物品

集中歸檔存放

一個(gè)月使用一次的物品

高

一周使用一次的物品

保存在辦公桌或隨身攜帶

每天都使用的物品

每小時(shí)都要使用的物品

?“不要”物品經(jīng)部門(mén)主管判定后，集中報(bào)廢或拍賣(mài)。

7.3整頓

A.辦公區(qū)整頓：

?辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話(huà)、文具外，不允許放其他物品；

?常用辦公用品：筆、訂書(shū)機(jī)、涂改液、即時(shí)帖、便條紙、橡皮、計(jì)算器，可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)；

?電腦線(xiàn)、網(wǎng)線(xiàn)、電話(huà)線(xiàn)有序放置；

?人離開(kāi)半小時(shí)以上應(yīng)將桌面收拾干凈。

?抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個(gè)空間充分利用起來(lái)，可以放下面這些東西：

----個(gè)人的東西；個(gè)人的參考資料（文件夾、辭典、手冊(cè)、商品目錄等）

----文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）

----空白稿紙、不常使用的文具等

?垃圾簍：罩塑料袋，置寫(xiě)字臺(tái)下；

?桌洞下不得堆積雜物。

?外衣手袋：請(qǐng)置掛于衣帽柜或儲(chǔ)物箱（柜）內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。

?飲水機(jī)：放指定地點(diǎn)，不得隨意移動(dòng)；

B.文件、資料管理整頓：

?文檔管理依據(jù)《質(zhì)量管理手冊(cè)》中相關(guān)要求執(zhí)行；

?將文件按照待處理、處理中和已處理分類(lèi)放置，此外還有機(jī)密類(lèi)文件。根據(jù)應(yīng)用情況應(yīng)將分為每日必用、常用和不常用三種，經(jīng)常不用的文件要盡快處置；

?硬盤(pán)里的電子文檔、資料分類(lèi)必須條理清晰，電子文件需要、長(zhǎng)期保存的，應(yīng)形成紙質(zhì)或用移動(dòng)硬盤(pán)等雙套介質(zhì)材料歸檔保存；

?儲(chǔ)存公用信息的光盤(pán)采取保護(hù)措施，使大家都自覺(jué)地小心使用。并且為了明確存儲(chǔ)在