根據(jù)活動大小情況，提前預(yù)約主持人，與主持人溝通好整個活動主題、，以及整個大概的流程情況，方便主持人提前準(zhǔn)備好活動開場白與串詞，這樣也有足夠的時間應(yīng)對突發(fā)情況，未雨綢繆、防患于未然。

在活動節(jié)目清單確定好之后，緊接著要做的就是物料準(zhǔn)備與場地準(zhǔn)備，它是商場開業(yè)活動策劃不可或缺的環(huán)節(jié)。其中包括，這次商場開業(yè)活動需要準(zhǔn)備的獎品、燈光、道具等準(zhǔn)備，特別是獎品的準(zhǔn)備，要從充分考慮是否需要存在排名先后順序，獎品價值多少，名額數(shù)量等等。除此之外，場地布置風(fēng)格、舞臺搭建，道具擺放都要充分考慮到，一樣也不能落下。

一方面，要加強對上的溝通請示工作。在組織籌備會議的過程中，必須加強與本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)的溝通請示工作。另一方面，要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展，是會務(wù)組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務(wù)、保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結(jié)果，因此在會議籌備期間，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作有序進行。

企業(yè)年會編排針對的是一批非專業(yè)的企業(yè)員工演員，他們大多沒有受過專業(yè)培訓(xùn)和練習(xí)，主要一點是他們的編排時間非常有限，大多數(shù)企業(yè)年會安排在年底，他們大多是抽出非常有限的時間，利用工作之余來臨時排練的，所以相對簡單易學(xué)的年會演出節(jié)目較適合他們，也比較受他們的青睞。當(dāng)然簡單并非沒有新意、沒有演出效果，這里說的簡單指的是在確保其它效果的基礎(chǔ)上的相對簡單。