對(duì)科技檔案進(jìn)行分類可按照以下幾種方法分類:
1、按工程項(xiàng)目分類,這種方法適合基建檔案、工程設(shè)計(jì)檔案和建筑施工檔案。它的特點(diǎn)是同一工程項(xiàng)目的全部檔案資料放在一起,可以反映一個(gè)工程項(xiàng)目的情況,便于查找和使用檔案。
2、按型號(hào)進(jìn)行分類,這種方法適合對(duì)產(chǎn)品檔案進(jìn)行分類。以產(chǎn)品或型號(hào)設(shè)備為分類單元,同一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備檔案集中在一起,保持其完整成套,可以反映某個(gè)產(chǎn)品的全貌,方便利用。
3、按專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行分類,適合用于對(duì)象和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、通用化或互換性較強(qiáng)的檔案,相關(guān)的科技檔案材料按專業(yè)性質(zhì)集中,便于從專業(yè)角度查找、利用科技檔案,方便同類型生產(chǎn)和促進(jìn)、發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)化工作。
4、按地區(qū)進(jìn)行分類,可以根據(jù)檔案內(nèi)容反映的地域特征進(jìn)行分類,在內(nèi)容和形成方面具有鮮明的地域特征。
5、按檔案形成的時(shí)間或檔案內(nèi)容所反映的時(shí)間進(jìn)行分類。此方法方便從以往聯(lián)系的角度分析相關(guān)時(shí)間內(nèi)的事件。
紙質(zhì)檔案歸檔文件材料修整好后,應(yīng)使用檔案盒將檔案材料文件重新加以裝訂,即可防止文件丟失,又利于以后的保管和使用。關(guān)于紙質(zhì)檔案文件的裝訂方法,主要有如下:
裝訂前應(yīng)對(duì)有破損的文件進(jìn)行修復(fù),如殘缺或折疊處有磨損的材料文件,應(yīng)對(duì)破損處修補(bǔ)和托裱。
傳真件的字跡耐久性差,不宜長(zhǎng)期保存,應(yīng)對(duì)傳真件進(jìn)行復(fù)印后再歸檔,但應(yīng)注意,復(fù)印時(shí)墨粉濃度不能過大,應(yīng)單面復(fù)印。有些文件的紙張較大,需要折疊后才能裝訂,折疊時(shí)要飛量減少折疊的次數(shù),折痕應(yīng)盡量錯(cuò)開文字或圖表。如果文件頁(yè)數(shù)比較多,應(yīng)采用單張折疊,這樣方便歸檔后查閱。
裝訂時(shí)按照正本在前、定稿在后的順序,便于后期翻閱使用,如果采用左上角裝訂,應(yīng)將左側(cè)和上側(cè)對(duì)齊,采用左側(cè)裝訂應(yīng)將左側(cè)和下側(cè)對(duì)齊,如果使用線裝,應(yīng)對(duì)齊文件的右側(cè)和下沿。
以上就是紙質(zhì)檔案文件的裝訂方法,目前的檔案盒從制作材料上來分,有塑料檔案盒和紙質(zhì)的無(wú)酸紙檔案盒,其中無(wú)酸紙檔案盒可以使檔案文件長(zhǎng)期保存不變質(zhì)、不發(fā)霉,對(duì)檔案文件起到保護(hù)作用。
如何在日常中改進(jìn)檔案盒的質(zhì)量:、分析現(xiàn)狀,找出檔案盒存在的質(zhì)量問題。首先要從公文擬撰開始,各部門、各個(gè)工作人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識(shí),查找問題。
第二、分析產(chǎn)生檔案盒質(zhì)量問題的主要原因。
第三、找出影響檔案盒質(zhì)量的各種因素。
第四、針對(duì)影響檔案盒質(zhì)量的主要因素,提出改進(jìn)計(jì)劃,并制定解決問題的落實(shí)措施。
第五、組織實(shí)施解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量的措施或計(jì)劃。
第六、同計(jì)劃和目標(biāo)對(duì)照,檢查采取措施后收到的效果。
第七、總結(jié)經(jīng)驗(yàn),鞏固成績(jī),把成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去,防止再次發(fā)生類似的問題。
第八、對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的,再?gòu)牟介_始,進(jìn)行新一輪的改進(jìn),繼續(xù)加以解決。
紙板盒,由于其制作使用的材質(zhì)可供選擇的種類比較多,主要使用材質(zhì)包括紙板,牛皮紙,布條,漆紙,漆布,塑膠紙等,封面可燙金、激光刺繡、彩印 印刷,紙板盒的整體效果設(shè)計(jì),可選擇的方案就比較多,布條顏色擁有幾十種顏色,塑膠紙也可根據(jù)用戶的具體要求設(shè)計(jì),定做,印刷。