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哈爾濱會(huì)議活動(dòng)策劃,實(shí)力強(qiáng)

2022-12-23 08:12:01  485次瀏覽 次瀏覽
價(jià) 格:面議

現(xiàn)代化的會(huì)議離不開各種輔助器材,在召開會(huì)議之前,就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。

1.桌椅、(現(xiàn)代會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng))、茶水

桌椅是基本的設(shè)備,可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型,如果參加會(huì)議的人數(shù)較多,一般應(yīng)采用報(bào)告型,不需要準(zhǔn)備座位牌,如果參加會(huì)議的人比較少,一般采用圓桌型,并且要制作座位牌,即,讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿足現(xiàn)代會(huì)議的需要,一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端,推進(jìn)無紙化的進(jìn)程,真正體現(xiàn)綠色會(huì)議,智能會(huì)議的需要。

會(huì)議上的茶水飲料準(zhǔn)備礦泉水,因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣,有的人喜歡喝茶,有的人喜歡喝飲料,還有的人喜歡喝咖啡,所以如果沒有特別的要求,礦泉水是能讓每個(gè)人都接受的選擇。

2.簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少,分別是誰,一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席,另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料,加深了解,彼此熟悉。

3.黑板、白板、筆

在有的場(chǎng)合,與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖,從而說明問題,雖然視聽設(shè)備發(fā)展得很快,但是傳統(tǒng)的表達(dá)方式依然受到很多人的喜愛,而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外,粉筆、筆、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各種視聽器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備,給人們提供了極大的方便。在召開會(huì)議前,必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用,如果要用幻燈機(jī),則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過程和內(nèi)容完整記錄下來,有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來,這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。

5.資料、樣品

如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹,那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí),單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的,如果給大家展示一個(gè)具體的樣品,結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn),那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。

6.會(huì)標(biāo)、背景板、展板

會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語橫幅。

為強(qiáng)化會(huì)議效果,許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板(采用噴繪畫面),特別是一些特殊的如黨代會(huì)等,采用噴繪背景板,可將、旗幟等噴繪在畫面上,從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫真畫面時(shí),一定要注意采用環(huán)保材料,否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議氛圍,對(duì)與會(huì)者,尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。

為渲染會(huì)議或活動(dòng),會(huì)場(chǎng)內(nèi)外放置展板是有效方法。

1、具體分析各種情況作出完美的會(huì)議策劃;

2、根據(jù)會(huì)議的級(jí)別,選擇會(huì)議舉辦地;

3、根據(jù)會(huì)議對(duì)周邊環(huán)境的要求,確定具體舉辦地點(diǎn);

4、根據(jù)會(huì)議的具體情況,確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng),選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn),并提前預(yù)約。

1, 列出可供選擇的清單

必須制作一個(gè)會(huì)議場(chǎng)所清單表,清單表上需注明會(huì)議要求的所有重要條件,便于各個(gè)場(chǎng)所的比較和選擇。這一方面,也可以參考SINO-MEETING的會(huì)場(chǎng)搜索系統(tǒng),該系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)將對(duì)選擇場(chǎng)地的過程,大大提率。

2, 根據(jù)清單綜合考慮會(huì)議類型與場(chǎng)所的搭配

比如研究和開發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境;重大的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰型會(huì)議一定要有檔次,要引人入勝;對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì),需要選擇有展示空間的場(chǎng)所,會(huì)場(chǎng)交通必須便利等等。

3,親臨現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察

考察場(chǎng)地非常重要,要做好充分的準(zhǔn)備,要約見會(huì)議方及場(chǎng)地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題;要對(duì)會(huì)議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù),在考察場(chǎng)地的時(shí)候,能問到的問題越多,今后出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)率就越低。

4、會(huì)議整體規(guī)劃

確定了場(chǎng)地,策劃的工作就進(jìn)入了快車道,通過以下步驟,整個(gè)會(huì)議策劃方案就會(huì)很快出爐了:整體策劃框架草擬,按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息,先把整個(gè)會(huì)議的流程和方案想象出來,越具體越好招開策劃動(dòng)腦會(huì),這個(gè)會(huì)議上,你需要把專業(yè)的會(huì)議策劃人士找來,比如SINO-MEETING;也要把主要的決策人員找來,在你的草擬方案基礎(chǔ)上,展開討論和動(dòng)腦落稿-再討論-修正-再討論,一般,從稿的策劃書到后落實(shí)的方案,如果策劃人員經(jīng)驗(yàn)到位的話,多3次往返討論,就可以把方案細(xì)化到執(zhí)行層面,是否到了細(xì)化到了執(zhí)行面,關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時(shí)間進(jìn)程表”“任務(wù)分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張重要的執(zhí)行文件。

伴隨著會(huì)議市場(chǎng)的發(fā)展,一些城市由于其各方面的條件的吸引,成為了炙手可熱的會(huì)議舉辦目的地,一種新的城市發(fā)展模式誕生了,稱之為會(huì)都模式,就是伴隨會(huì)議市場(chǎng)發(fā)展而形成的會(huì)議產(chǎn)業(yè)聚集形式,是以會(huì)議接待為主導(dǎo)、擁有大規(guī)模會(huì)議設(shè)施、休閑度假項(xiàng)目和酒店接待能力的會(huì)議產(chǎn)業(yè)聚集場(chǎng)所,包括達(dá)到一定規(guī)模的會(huì)議型度假酒店或行政區(qū)域,按照會(huì)都影響力范圍可分為國際型、國家型和區(qū)域型;按規(guī)??煞譃槌擎?zhèn)型和度假酒店型;按照規(guī)模,可以分為小型、中型、大型。

會(huì)都模式,是會(huì)議產(chǎn)業(yè)發(fā)展到一定程度產(chǎn)生的,我們將其大致概括為三類發(fā)展模式:

1、旅游市場(chǎng)導(dǎo)向型:依附的旅游目的地或中轉(zhuǎn)過境地,借該地觀光旅游之勢(shì),依托旅游市場(chǎng),導(dǎo)入會(huì)議需求,形成觀光旅游型會(huì)議聚集,包括以會(huì)議方式存在的獎(jiǎng)勵(lì)旅游和福利旅游等。云安會(huì)都是一個(gè)典型案例。

2、城市商務(wù)導(dǎo)向型:由大都市的商務(wù)會(huì)議市場(chǎng)需求拉動(dòng),產(chǎn)生聚集效應(yīng),形成商務(wù)接待與商務(wù)會(huì)議型會(huì)都,多位于經(jīng)濟(jì)繁華大都市郊區(qū)。

3、資源支撐型:由特色、新奇或珍惜的資源所支撐,尤其是與休閑度假緊密相關(guān)的資源,如溫泉、滑雪、濱海等,形成休閑度假目的地,其必需的周一至周五及淡季資源利用,形成了對(duì)會(huì)議市場(chǎng)的規(guī)?;_發(fā),產(chǎn)生了會(huì)都聚集。

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