1、搞清楚“想法”
會議有各種類型,不同的會議需要不同的環(huán)境,召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此個(gè)重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息,通過收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。
2、搞清楚“思路”
從秘書到公司總裁,每個(gè)人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作,有的是兼任此職,但無論參與者有多少,一定要確認(rèn)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,想清楚策劃的步驟、時(shí)間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)、人員的分工。如果思路不清晰,經(jīng)驗(yàn)不到位,往往從策劃的一開始,就會在眾多的意見、指導(dǎo)中迷失方向。
在你籌劃的思路理清后,你向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了。
3、會議地址的選擇
會場的選擇,直接關(guān)系到會議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次,這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ),選擇一個(gè)能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要,面對眾多的場所,到底怎樣去選擇呢?
改革開放后,開始面向商業(yè)活動(dòng)開放。為了突出會議的性,彰顯企業(yè)的高端形象,建議企業(yè)舉行重大會議活動(dòng)選擇高端場地。
產(chǎn)品展位裝潢及展具使用
盡管中國產(chǎn)品一向以價(jià)廉物美著稱,但不可否認(rèn)在整體形象上仍上不了檔次。許多廠家除了在產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和裝潢包裝上下工夫外,往往忽略了參展時(shí)展位的裝飾——這也會對產(chǎn)品形象產(chǎn)生影響。
在一些展會里,國內(nèi)企業(yè)的攤位很多仍停留在“三板一桌加兩凳”的水平,呆板且毫無新意。據(jù)統(tǒng)計(jì),在大型展覽里,過半數(shù)的參觀買家在展場停留的時(shí)間不足8小時(shí)。而很多國外企業(yè)卻能有效地吸引這些買家,在短短的時(shí)間內(nèi)令買家對自己的產(chǎn)品留下深刻印象。這除了由于產(chǎn)品質(zhì)量過硬,設(shè)計(jì)新穎外,別出心裁的攤位設(shè)計(jì)和裝潢功不可沒。
現(xiàn)在流行的展示用具主要有3大類:一次性使用展具、循環(huán)便攜式展具及循環(huán)租用式展具。
一次性使用展具一般是由較有實(shí)力和較具創(chuàng)意的展覽工程公司為客戶度身訂造,所選材料多為木制品,優(yōu)點(diǎn)是可因地制宜,通過千變?nèi)f化甚至超越想象,隨心所欲的造型來充分體現(xiàn)企業(yè)和產(chǎn)品的形象。但其不足之處是一旦成形就不易改變,而且單次使用價(jià)格較高,通常不可多次使用。
循環(huán)租用式展具通常由于材料昂貴,使用者并不必?fù)碛衅鞑牡奈餀?quán),可向?qū)I(yè)展覽工程公司租用。優(yōu)點(diǎn)是結(jié)構(gòu)堅(jiān)固,器材耐用,通過鋼制支架拼制造型,在三維視覺上豐富多變而且可隨時(shí)更改,即使在同一次展會里亦可每日變樣,不足之處是價(jià)格較高,不易攜帶。
普遍使用的要數(shù)循環(huán)便攜式展具。這種展具一般采用可折疊的支架輔以噴涂精美的宣傳圖片,既有流暢的整體線條而不必拘于傳統(tǒng)的三面圍板式結(jié)構(gòu),能較突出地體現(xiàn)公司形象和傳遞產(chǎn)品信息。這種展具優(yōu)點(diǎn)是價(jià)格相宜,便于攜帶,標(biāo)準(zhǔn)的展具拆卸折疊后一人就可以進(jìn)行搬運(yùn),十分適合長途運(yùn)輸。外觀上,它還可以在結(jié)構(gòu)允許范圍內(nèi)改變開頭也可以通過更新宣傳圖片以配合新產(chǎn)品。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化??偟膩碚f,對國內(nèi)一般廠家參展來說,較適合使用第3種便攜式展示用具,只需不多的投入就可打破傳統(tǒng)的形象宣傳方式,而且可循使用。
培訓(xùn)內(nèi)容要有系統(tǒng),培訓(xùn)材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會、展覽研究機(jī)構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓(xùn),有專門的展臺工作培訓(xùn)教材、錄像帶等,可以購買參考使用。培訓(xùn)教材應(yīng)該標(biāo)明秘密程度,培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為三部分:
1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。
●首先相互自我介紹,培訓(xùn)者和接受培訓(xùn)者自我介紹,不僅要介紹姓名、工作,還要介紹在展覽方面的知識和經(jīng)驗(yàn)。
●展出介紹,包括展覽會和展臺情況。展覽會情況,包括名稱、地點(diǎn)、展出日期、開館時(shí)間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等,展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標(biāo)觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。
●展出活動(dòng)介紹,包括記者招待會、開幕儀式、館日活動(dòng)、貴賓接待活動(dòng)等,并對展臺人員提出相應(yīng)的工作要求。展品介紹,要詳細(xì)介紹每一項(xiàng)展品,其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等。市場介紹,包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點(diǎn)習(xí)慣和銷售價(jià)格等。
2、工作安排。向展臺人員布置展臺工作,并提出要求和標(biāo)準(zhǔn),必須使展臺上的每一個(gè)人知道、理解展出目的;布置展臺工作,包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、公關(guān)工作、新聞工作以及后續(xù)工作等,進(jìn)行分工,提出要求;管理安排,包括工作時(shí)間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等;行政安排,包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交,展臺工作準(zhǔn)備就是圍繞此開展,包括市場調(diào)研、準(zhǔn)備貨源、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料、準(zhǔn)備貿(mào)易條款等。
3、技術(shù)訓(xùn)練。主要訓(xùn)練展臺的接待和推銷技巧。展臺工作與其他環(huán)境下的工作有所不同,即使是有經(jīng)驗(yàn)的推銷人員也應(yīng)接受展臺技巧培訓(xùn)。可以使用模擬方式并應(yīng)準(zhǔn)備完善、系統(tǒng)的培訓(xùn)資料。另外,如果可能,要培養(yǎng)展臺人員認(rèn)真的工作態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。
展覽禮儀企劃
展覽會以其獨(dú)具的專業(yè)性、針對性的特點(diǎn)逐漸成為國際、國內(nèi)企業(yè)直接面對客戶,展示自己的工具。與次同時(shí)一種新的禮儀文化隨之誕生,既展覽禮儀。展覽禮儀早形成于40年代法國巴黎的一次展覽會,之后在70年代形成規(guī)模,并逐步向?qū)I(yè)化、正規(guī)化發(fā)展,80年代末90年代初,展覽禮儀在我國也逐步發(fā)展起來。
禮儀企劃既是通過專業(yè)策劃公司的精心策劃,為參加展覽會的公司提供完美的參展活動(dòng)設(shè)計(jì)方案。它包括硬件的展位、展臺布置,以及與之配合的各種聲、光、電效果;軟件的宣傳促銷活動(dòng)、展覽禮儀模特的培訓(xùn)及包裝等,使公司的優(yōu)勢限度地表現(xiàn)出來。公司參加展覽會的主要目的無非是提高公司的知名度,吸引客戶,洽談合作,在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。但是要達(dá)到這些目的的前提條件必須是:先把盡可能多的人吸引過來。參展企業(yè)通常把這個(gè)任務(wù)交給展覽禮儀企劃公司來做。