塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒在使用時(shí)沒有太大的區(qū)別,現(xiàn)在辦公室用的檔案盒多采用塑料的,比較干凈,使用方便。而檔案室用的還是紙質(zhì)的居多,主要是顧慮塑料的檔案盒可能會(huì)老化,其實(shí)現(xiàn)在的塑料壽命也很長(zhǎng)了,完全可以用于檔案管理。塑料盒更方便些,也更容易購(gòu)買到。
作為一種必不可少的辦公用品,檔案盒在日常辦公中依然有著很大的用處。 檔案盒主要是用于文件歸檔,使用檔案盒可以方便存取,易于文件存放。檔案盒作用主要是收集企業(yè)、學(xué)校等等機(jī)構(gòu)本身的信息資料,可以包括計(jì)劃、中間過程的草稿、成果、以及各種評(píng)價(jià)、相關(guān)的資料等。
檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面)但是由于檔案盒的脊背不同,一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等,(特殊規(guī)格的也可訂做)單位名稱以及LOGO都需要特殊設(shè)計(jì)和制作。檔案局文件中是這樣說的,常規(guī)厚度有2、3、4cm也可以根據(jù)自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況,來增加厚度。
一是應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒,盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體,站立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。有時(shí)某個(gè)類目的幾份文件不夠裝滿一個(gè)檔案盒,應(yīng)選用厚度較薄的檔案盒或橫置式的檔案盒。
二是檔案盒只是歸檔文件的裝具,不具備保管單位的作用。因此,并不要求同一事由的歸檔文件必須在同一檔案盒內(nèi),只須按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿后,順次裝入下一盒即可。