塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒在使用時(shí)沒有太大的區(qū)別,現(xiàn)在辦公室用的檔案盒多采用塑料的,比較干凈,使用方便。而檔案室用的還是紙質(zhì)的居多,主要是顧慮塑料的檔案盒可能會(huì)老化,其實(shí)現(xiàn)在的塑料壽命也很長了,完全可以用于檔案管理。塑料盒更方便些,也更容易購買到。
檔案盒既是歸檔文件的裝具,也是固化盒內(nèi)歸檔文件位序的載體。由于檔案盒里一般是重要的文件,所以保護(hù)檔案盒就等于保護(hù)文件,那么一般除了日常保養(yǎng)外,還需要學(xué)會(huì)檔案盒排架。排架是紙質(zhì)歸檔文件整理的尾巴環(huán)節(jié),也是整個(gè)歸檔文件整理工作中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié),直接影響到檔案實(shí)體管理和提供利用的效果。
硬卷皮格式:硬卷皮封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm。封底尺寸同封面尺寸。封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮,上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。
軟卷皮格式:使用軟卷皮裝訂的案卷,必須裝入卷盒內(nèi)保存。軟卷皮外形尺寸:軟卷皮設(shè)封皮和封底,其封皮和封底可根據(jù)需要采用長寬為297mm×210mm(供A4型紙用)或260mm×185mm(供16開型紙用)的規(guī)格。
卷盒格式:卷盒外形尺寸采用300mm×220mm,其高度可設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。盒蓋翻口處中部設(shè)置繩帶,便于系緊卷盒。