一個會議室到底能坐多少聽眾，這由會議室的大小和形狀、座位的擺放方式、出人口的位置、會議室內(nèi)是否有柱子等因素來決定，同時也受參會的殘障人士專用通道的多少影響。

會展座位數(shù)量的確定非常重要，幾乎所有的酒店和會議中心在對外的宣傳資料中都會列明不同規(guī)格的會議室能容納的人數(shù)。只要不是固定座位，會議室是可以隨客戶的要求調(diào)節(jié)座位的擺放的，因此同一個會議室可以組合成千變?nèi)f化的會議模式。

許多的酒店會采用計算機技術(shù)來完成設(shè)計，一般應(yīng)用的軟件包括：PCMA、Meeting Matrix和Room Viewer等。PCMA是專業(yè)會議管理協(xié)會的簡稱，他們設(shè)計了一種激光設(shè)備對會議室進行測量，打印平面圖，進而確定會議布置空間的大小。經(jīng)PCMA測量和核定了座位數(shù)量的會議室可以在廣告上使用PCMA的印章。

一般的會議室功能區(qū)包括主席臺、聽眾區(qū)和發(fā)言區(qū)。部分會議室則不作明確區(qū)分，如圓桌會議室和會見式會議室。會場的布置類型可以是標(biāo)準(zhǔn)化的，也可以是個性化的。

一般的標(biāo)準(zhǔn)化類型有：

1.劇院式

劇院式的擺放方式與電影院基本相同(見下圖)，正前方是主席臺，面向主席臺的是一排排的觀眾(聽眾)席，觀眾席座位前一般不設(shè)桌子。劇院式的布置適合于例會和大型代表會等不需要書寫和記錄的會議類型。

2.課堂式

課堂式與劇院式相似，不同的是課堂式的座位前方會擺放桌子以方便參會人員書寫。也有一些劇院式會議廳采用座椅邊隱蔽式或折疊式寫字臺為參會者提供方便，我們把這種形式的布置也歸于課堂式。課堂式的布置適合用于專業(yè)學(xué)術(shù)機構(gòu)舉辦的、具有培訓(xùn)性質(zhì)的會議。

3.宴會式

宴會式是由大網(wǎng)桌組成，每個圓桌可坐5～12人。宴會式布置一般用于中餐宴會和培訓(xùn)會議。在培訓(xùn)性會議中，每個圓桌只會安排6人左右就座，這樣有利于同桌人的互動和交流。

4.雞尾酒式

雞尾酒式的布置比較靈活，沒有一個固定的模式。雞尾酒會一般不安排或僅安排少量座位，大家拿取食物后可自由走動交流。雞尾酒式場地布置所能容納的人數(shù)僅次于劇院式。

5.U形

U形是指會議桌擺設(shè)成一面開口的U字形狀，椅子放置在U字形辦公桌周圍；如需投影，投影機可以放在U形的開口處。相對于同一面積的會議室，這種形式的擺式所能容納的人數(shù)少。U形布置一般適合小型的、討論型的會議。

6.董事會形

董事會形也稱為中空形(見下圖)，會議桌擺成一個封閉的"口"字形狀，椅子放置在"口"的外圍。董事會形一般也只是用于小型的會議。

除了以上常見的會場布置類型外，還會出現(xiàn)如T形、E形、多U形等。不管采用何種形式，會議室布置的目的都是為會議服務(wù)的，或方便進出、或增強溝通、或傳遞信息，在布置前一定要與會議策劃者詳細(xì)探討。

1.展臺搭建時木質(zhì)材料的使用。展臺搭建使用木質(zhì)材料的話，因為其易燃性，必須要涂上一層防火涂料或者是貼上防火板。木板表面的油漆要光滑平整，不要有凹凸或者是結(jié)塊。木質(zhì)材料比較輕盈，受力也好，展會結(jié)束之后還可以循環(huán)使用。展臺搭建使用木質(zhì)材料是一個不錯的選擇。木材的可塑性也比較強，展臺搭建時可根據(jù)不同展館的不同情況作出適當(dāng)?shù)淖兓?。缺點就是很多木板板材都有一定含量的甲醛或者其他化學(xué)劑，會揮發(fā)出一股味道，像洽談室這些封閉的地方就要選用低甲醛含量的木板了。

2.展臺搭建玻璃材料的選用。展臺搭建玻璃的選用是很重要的。大家在一些購物場所，出門的時候是否有過因為大門的透明玻璃太過于透明而一頭撞了上去的經(jīng)歷呢?這個在展臺搭建的時候要尤為注意了。像會議室、賓客接待室、媒體接待室這些地方的玻璃選用磨砂玻璃，不能太過于透明，或者在玻璃上面貼上一層磨砂紙。參加展會的時候，大家都是來去匆匆的，對透明的玻璃可能沒那么留意，一不小心就很容易撞到上面去了。

3.展臺搭建其他材料的使用。油漆等涂料的使用要注意氣味的問題，開放式的展臺還好，像會議室等封閉場合使用無異味的涂料。地毯材料則選擇淺色系的，比較耐臟，鋪地毯要注意緊貼地板，不能有突起，否則容易絆腳，也不要有裂開的地方，展臺搭建不僅影響美觀，還容易導(dǎo)致裂口進一步加大。每天閉館前打掃一下地毯的衛(wèi)生或者做到每天一換。展臺搭建時其他材料的使用還是要注意防火問題，比如說篷布、噴繪，必須要進過防火處理，保證。

展會搭建中，設(shè)計師對燈光的采用一般都是整體照明或者混合照明。在燈光照明的形式上，展會設(shè)計搭建與居室裝修大同小異，基本都分為三種照明：集中式光源、輔助式光源、普照式光源，三種缺一不可，并且應(yīng)該交替組合運用。燈光亮度的比例大約為5:3:1。

集中式光源的燈光為直射燈，以集中直射的光線照射在某一限定區(qū)域內(nèi)，讓參觀者能更清楚看見正在進行展拍的展品，由于燈罩的形狀和燈的位置決定了光束的大小。所以直射燈通常裝有遮蓋物或冷卻風(fēng)孔。且燈罩都是不透明的燈，展會搭建中常見的有聚光燈、軌道燈、工作燈。

集中式光源的強度很大，若眼睛長時間處于這種環(huán)境下，容易感到疲勞，所以展會搭建中就需要輔助式光源，好讓工作人員以及參觀者的雙眼感到舒適。輔助式光源的燈光屬擴散性光線，其散播到展臺內(nèi)各個角落的光線都是一樣的。一般來說，具有散性光線的燈和直射燈一起使用。

一般位于展廳內(nèi)天花板上的燈即是普照式光源，通常它為整個展廳的主燈，也稱背景燈，它能將室內(nèi)的光源提升至一定的亮度，展會搭建對整個展館提供相同的光線，所以不會產(chǎn)生明顯的影子，光線照到及沒有照到之處也沒有嚴(yán)重的對比。但是由于它必須和其他的光線一起運用。因此，它不應(yīng)該很亮，與家中其他光源比較起來，它的亮度。