辦公設備提倡主動維修，使機器的停機時間處于小，從而獲得使用效率和價值。

復印機、打印機、傳真機、證卡機等等是集光學、機械、電子技術為一體的精密辦公設備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉印到紙上從而得到需要副本。這個工序是利用靜電的特性進行的。因此，在機器內部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會影響復印的質量。若放任不管，會增加機器的驅動負荷，妨礙熱量的排除，說不定也可能是造成機器故障的原因。

定期的維護保養(yǎng)，可以清除機器內部的污垢，在必要的部件上加注潤滑油，清潔光學部件，改善復印品質量，將可能發(fā)生的故障消滅在萌芽狀態(tài)，減少停機時間。

然而，辦公設備具有專業(yè)性和技術性，對維修技術要求很高，根據仁通科技的研究數據，84%以上的辦公設備損壞是由于操作和使用不當造成的，因此，一個企業(yè)要對辦公行政人員做專門的辦公設備維修和維護培訓，或者采用辦公設備外包的方式來解決。

大致可分為：文件輸入及處理設備、文件輸出設備、文件傳輸設備、文件整理設備等。每一類設備又都包括多種產品，以下列舉的只是其中的主要設備或常用設備。

1.文件輸入及處理設備：計算機、文件處理機、打字機、掃描儀等。

2.文件輸出設備：可分為文件復制設備和文件打印設備，以及文件傳送設備。

3.文件復制設備包括：制版印刷一體化速印機和油印機、小膠印機、重氮復印機（曬圖機）、靜電復印機、數字式多功能一體機、數字印刷機、輕印刷機、噴墨復印機等。

4.文件打印設備包括：激光打印機、噴墨打印機、針式打印機和繪圖機等。

5.文件傳輸設備：傳真機、計算機、電傳機等。

6.文件儲存設備：縮微設備、硬盤、云盤等。

7.文件整理設備：分頁機、裁切機、裝訂機、打孔機、折頁機、封裝機等。

8.網絡設備：網絡適配器、路由器、交換機、調制解調器等。

9.溝通設備：座機電話、網絡電視會議軟件、電話會議等

外部設備 主要功能是用戶與機器之間的橋梁。輸入設備的任務是把用戶要求計算機處理的數據、字符、文字、圖形和程序等各種形式的信息轉換為計算機所能接受的編碼形式存入到計算機內。輸出設備的任務是把計算機的處理結果以用戶需要的形式（如屏幕顯示、文字打印、圖形圖表、語言音響等）輸出。輸入輸出接口是外部設備與中央處理器之間的緩沖裝置，負責電氣性能的匹配和信息格式的轉換。 外部設備

路由器（Router）是一種典型的網絡層設備，對經過的分組進行處理，同時它還要運行路由協(xié)議，生成路由表，對每一個分組進行尋路，并轉發(fā)到相應的輸出端口。路由器用于連接多個邏輯上分開的網絡，所謂邏輯網絡是代表一個單獨的網絡或者一個子網。當數據從一個子網傳輸到另一個子網時，可通過路由器來完成。因此，路由器具有判斷網絡地址和選擇路徑的功能，它能在多網絡互聯(lián)環(huán)境中，建立靈活的連接，可用完全不同的數據分組和介質訪問方法連接各種子網，路由器只接受源站或其他路由器的信息，屬網絡層的一種互聯(lián)設備。它不關心各子網使用的硬件設備，但要求運行與網絡層協(xié)議相一致的軟件。一般說來，異種網絡互聯(lián)與多個子網互聯(lián)都應采用路由器來完成。