彩色化

越來越多的辦公文件是以圖文混排的方式進行排版的，且人們的視覺越來越挑剔，黑白的文件已無法滿足辦公需要。所以，彩色噴墨打印機、彩色激光打印機、彩色熱升華打印機、彩色數碼復印機在未來的二三年后必定會成為辦公文印市場的主角。

多功能

如果一臺辦公設備只具有某一種功能，只有一種情況，那就是使用者對這個功能的需求相當大，對其它的功能可以忽略，但人們都一臺機器具有多種功能，已經是購買一臺機器的少要求，同時可以網絡打印、復印、傳真、電郵、掃描的機器越來越受顧客的喜愛。

高速化

人們將會越來越珍惜時間，如果有大批量的印務，肯定會購買高速機器。并且要求首張復印或打印的速度在5秒之內，因為顧客沒有太多耐心。

網絡化

人們越來越相信網絡，越來越依賴網絡，如果一臺辦公設備不可以進行網絡傳輸，它的命運只能是被淘汰

辦公設備提倡主動維修，使機器的停機時間處于小，從而獲得使用效率和價值。

復印機、打印機、傳真機、證卡機等等是集光學、機械、電子技術為一體的精密辦公設備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉印到紙上從而得到需要副本。這個工序是利用靜電的特性進行的。因此，在機器內部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會影響復印的質量。若放任不管，會增加機器的驅動負荷，妨礙熱量的排除，說不定也可能是造成機器故障的原因。

定期的維護保養(yǎng)，可以清除機器內部的污垢，在必要的部件上加注潤滑油，清潔光學部件，改善復印品質量，將可能發(fā)生的故障消滅在萌芽狀態(tài)，減少停機時間。

然而，辦公設備具有專業(yè)性和技術性，對維修技術要求很高，根據仁通科技的研究數據，84%以上的辦公設備損壞是由于操作和使用不當造成的，因此，一個企業(yè)要對辦公行政人員做專門的辦公設備維修和維護培訓，或者采用辦公設備外包的方式來解決。

輕松當好管家婆教你打印機如何節(jié)省墨水一、選好墨水對打印機墨盒進行加墨，其關鍵是選好兼容墨水。一般不要輕易使用非原裝墨盒，因為絕大部分墨盒內均有海綿，非原裝墨盒其海綿的溶出物較多、出墨口使用的不銹鋼濾網達不到要求，極易造成噴嘴堵塞。因此，使用原裝墨盒添加兼容墨水才是比較合理的方案。對于墨水，選中一種性能好的墨水后，不要輕易調換，注意千萬不要貪圖便宜而購買假冒偽劣墨水。二、不要立即更換墨盒噴墨打印機是通過感應傳感器來檢測墨盒中墨水量的，傳感器只要檢測到其中一色墨水量小于打印機內部設定的值，便提示更換墨盒。這時，我們可以取出墨盒使打印機內部傳感器復位，從而確定安裝新的墨盒。三、按需選擇打印質量噴墨打印機的耗墨量與其打印質量和分辨率是成正比的，我們應該根據不同的應用要求選擇相應的打印分辨率和打印質量。在對色彩要求不高的文件進行打印時，完全可以采用“文本”模式的質量類型，通過降低打印質量來節(jié)約墨水。在打印具有豐富色彩的文件時，對打印屬性進行合理設置不僅可以節(jié)約墨水還可大幅度提高打印速度。四、避免出現背景色有些網頁用彩色或其他一些圖案作為背景，在打印前要盡量不打印這些背景。我們可以打開Internet屬性，在“打印”選項中把對“打印背景顏色和圖像”的選擇取消即可。否則，有可能因為濃重的底色而浪費掉大量的墨水和紙張。五、減少開機次數噴墨打印機每啟動一次，都要自動清洗打印頭和初始化打印機一次，并對墨水輸送系統(tǒng)充墨，這樣就會使大量的墨水被浪費掉，所以不要讓它頻繁啟動。我們要盡量將打印的文件集中起來一次打印，這樣可以達到節(jié)省墨水的目的。六、減少清洗次數不輕易檢查、校正或清洗噴嘴 。一般噴墨打印機都帶有工具軟件，可以進行噴嘴檢查、校正和清洗。檢查和校正需要進行打印，當然需要使用墨水；清洗噴嘴需要使用更多的墨水，從而造成浪費。所以只有在打印質量出現問題時才進行噴嘴的檢查、校正或清洗。

外部設備 主要功能是用戶與機器之間的橋梁。輸入設備的任務是把用戶要求計算機處理的數據、字符、文字、圖形和程序等各種形式的信息轉換為計算機所能接受的編碼形式存入到計算機內。輸出設備的任務是把計算機的處理結果以用戶需要的形式（如屏幕顯示、文字打印、圖形圖表、語言音響等）輸出。輸入輸出接口是外部設備與中央處理器之間的緩沖裝置，負責電氣性能的匹配和信息格式的轉換。 外部設備