會(huì)議活動(dòng)策劃是人類在社會(huì)活動(dòng)中形成的一種互動(dòng)方式。隨著社會(huì)不斷發(fā)展和信息流量的迅速增加，會(huì)議活動(dòng)策劃這種形式越來越受到人們的重視。不同的會(huì)議活動(dòng)策劃有不同的作用
1．集思廣益、科學(xué)決策的作用
各機(jī)關(guān)、單位基本上都會(huì)通過會(huì)議活動(dòng)策劃的形式對一些重大問題進(jìn)行決策，經(jīng)深入的分析研究，群策群力，后得出結(jié)論性的意見，這樣就體現(xiàn)了會(huì)議活動(dòng)策劃的決策作用。會(huì)議活動(dòng)策劃的召開便于各級領(lǐng)導(dǎo)充分掌握有關(guān)信息，充分發(fā)揮干部群眾的智慧，為決策的制定與實(shí)施奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，也可以在會(huì)議活動(dòng)策劃的討論中，了解基層群眾、下屬員工的實(shí)際情況和思想動(dòng)向，對領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識上的差別可以及時(shí)進(jìn)行糾正，對反映出來的問題可以進(jìn)行具體的分析和解決。召開會(huì)議活動(dòng)策劃的過程通常是把群眾的智慧集中起來，變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)的智慧、豐富領(lǐng)導(dǎo)思想、完善領(lǐng)導(dǎo)決策的過程。
2．發(fā)揚(yáng)民主、動(dòng)員群眾、宣傳教育的作用
會(huì)議活動(dòng)策劃可以說是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和各級領(lǐng)導(dǎo)密切聯(lián)系群眾的紐帶。與會(huì)者來自不同單位、不同行業(yè)，召開會(huì)議活動(dòng)策劃可以認(rèn)真聽取與會(huì)者的意見和要求，了解各行各業(yè)的具體情況。有些會(huì)議活動(dòng)策劃經(jīng)過對領(lǐng)導(dǎo)決策的討論、領(lǐng)會(huì)，將領(lǐng)導(dǎo)意圖轉(zhuǎn)化為群眾的思想和行動(dòng)，起到了動(dòng)員群眾、組織群眾的作用；也有一些會(huì)議活動(dòng)策劃的作用，旨在思想教育、鼓舞斗志或者介紹傳授知識和技能經(jīng)驗(yàn)，傳型事跡報(bào)達(dá)到某種宣傳和教育的目的。如積極分子典告、先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人的表彰、重大歷史事件的通報(bào)和形勢報(bào)告、情況傳達(dá)等，都可以采用會(huì)議活動(dòng)策劃的形式，起到宣傳典型人物
3．傳達(dá)信息、資源共享、學(xué)習(xí)交流、開拓思路的作用
各機(jī)關(guān)、單位擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)，下情上傳的任務(wù)，需要召開各種會(huì)議活動(dòng)策劃，盡快圳守信息上傳下達(dá)。可以說會(huì)議活動(dòng)策劃是信息的“聚集地”，也是信息的“發(fā)散地“。各類經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、匯報(bào)會(huì)、廣播會(huì)、座談會(huì)、調(diào)查會(huì)，通過匯報(bào)、交流、學(xué)習(xí)、討論，可以達(dá)到溝通信息、交流情況、統(tǒng)一思想和協(xié)調(diào)工作的目的，使上下左右各方能夠互相理解與支持。在會(huì)議活動(dòng)策劃上，與會(huì)人員之間可以正面交換意見，信息共享，相互學(xué)習(xí)，對工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題互相交流工作經(jīng)驗(yàn)，以形成企業(yè)內(nèi)的學(xué)習(xí)文化氛圍。技術(shù)人員在會(huì)上可以進(jìn)行技術(shù)交流或?qū)π录夹g(shù)的學(xué)習(xí)、研討，以獲得經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、技術(shù)攻關(guān)對策以及技術(shù)創(chuàng)新的靈感。通過信息的交流以及相互學(xué)習(xí)，使人們從新的角度和新的觀點(diǎn)，也就是從更廣闊的認(rèn)識空間來思考問題，擦出思想的火花。因此，會(huì)議活動(dòng)策劃既是信息的共享過程，也是有效的智力開發(fā)過程。
哈爾濱活動(dòng)策劃主要包括5大要素，分別是：
1、活動(dòng)的目的是什么？
先了解清楚企業(yè)舉辦活動(dòng)的目的是什么，是為了擴(kuò)展自己的人氣還是為了提升市場的占有率，或者是增加企業(yè)內(nèi)部的凝聚力等，活動(dòng)目的是活動(dòng)策劃的首要素。
2、活動(dòng)的亮點(diǎn)是什么？
活動(dòng)策劃要有足夠的活動(dòng)亮點(diǎn)，這才能感動(dòng)客戶吸引客戶。
3、活動(dòng)的信息要素是什么？
活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、目標(biāo)、形式、參會(huì)人群、規(guī)模等，這些都是活動(dòng)的信息要素
，都要體現(xiàn)在活動(dòng)方案里。
4、活動(dòng)的現(xiàn)場布置怎樣？
活動(dòng)的現(xiàn)場布置越來越受企業(yè)的重視，這已經(jīng)不僅僅停留在以往的拱門、空飄等能解決的了，從簽到處、合影區(qū)、產(chǎn)品展示區(qū)到舞美設(shè)計(jì)，這些都要細(xì)化在活動(dòng)方案里。
5、活動(dòng)流程怎么安排？
從前期的簽到到互動(dòng)區(qū)域的合影，再到舞臺區(qū)域的流程呈現(xiàn)，整個(gè)流程都是串聯(lián)整場活動(dòng)的，所以這也是活動(dòng)策劃里很重要的一個(gè)要素。