1、會(huì)前籌劃

確定會(huì)議主題→確定議事日程→確定參會(huì)人選

會(huì)前通知：通知參會(huì)人員

方式：電話通知或書(shū)面通知

內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員范圍、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)期、報(bào)到地點(diǎn)、要求（筆記等）

注意：通知后需落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并及時(shí)記錄

2、確定后參會(huì)人

統(tǒng)計(jì)制作參會(huì)人員名單，包括參會(huì)人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)，并后按照其職務(wù)統(tǒng)計(jì)分類；

統(tǒng)計(jì)交通路線，到達(dá)時(shí)間，飛機(jī)或火車(chē)，安排接送，詳細(xì)寫(xiě)清楚參會(huì)人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話；

聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間

預(yù)定房間（數(shù)量、類型、時(shí)間、價(jià)格）

3、聯(lián)系會(huì)議室

會(huì)議廳（容量、時(shí)間、設(shè)備、價(jià)格）

4、餐飲安排

是否需要在會(huì)議時(shí)準(zhǔn)備茶點(diǎn)，是否需要在會(huì)后安排一個(gè)宴會(huì)，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌

5、會(huì)議準(zhǔn)備材料：

（1）領(lǐng)導(dǎo)講話稿；

（2）發(fā)放資料：會(huì)議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）、其他文件、房卡等；

（3）會(huì)議設(shè)備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設(shè)備；

6、場(chǎng)地布置：

會(huì)議橫幅

主席臺(tái)的安排：誰(shuí)？幾個(gè)人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個(gè)分店（部門(mén)）的來(lái)的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。

燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試的人員，會(huì)場(chǎng)都要作好安排?。ㄔO(shè)備準(zhǔn)備2套以上）

如果發(fā)放獎(jiǎng)品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí)間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會(huì)前是否進(jìn)行過(guò)演練？

非常重要的會(huì)議，請(qǐng)速記員。

國(guó)際性會(huì)議，準(zhǔn)備同音翻譯。

7、支出預(yù)算：文件資料、路費(fèi)、房間、餐飲、會(huì)議場(chǎng)地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場(chǎng)布置都需要花錢(qián)，大概多少費(fèi)用也要在方案結(jié)尾概算一下。

8、部門(mén)分工