組織工作是資源整合。組織一個(gè)會(huì)展活動(dòng),要有策劃人員、招商人員、設(shè)計(jì)人員、管理人員、搭建人員、安保服務(wù)人員等,單靠某一個(gè)人或者某一類(lèi)人不能完成這項(xiàng)工作,只有多個(gè)工種的多個(gè)人員密切配合,相互支持,才能完成一個(gè)系統(tǒng)工程。你認(rèn)為設(shè)計(jì)工作不重要,可是沒(méi)有這類(lèi)人員,就很難科學(xué)規(guī)劃展位,或者完成展位設(shè)計(jì);你認(rèn)為策劃工作不重要,可是沒(méi)有這類(lèi)人員,就難以很好地搭配展會(huì)中的相關(guān)活動(dòng),充分烘托展會(huì)的良好氛圍;你認(rèn)為安保工作不重要,可是沒(méi)有這類(lèi)人員,一旦展會(huì)上發(fā)生盜竊、火災(zāi)、打架等事件,自己很難處理……總之,組織工作的資源整合主要在于整合“人”和“工種”,讓每個(gè)人各歸其位、各盡其才,讓每個(gè)工種各顯所能、各司其職。
就是要學(xué)會(huì)因地制宜。會(huì)展服務(wù)的策劃和執(zhí)行都必須考慮公司的產(chǎn)業(yè)狀況、綜合環(huán)境條件、經(jīng)濟(jì)文化條件等多方面的因素。這就像熱帶雨林中的花草樹(shù)木一樣,在溫帶不適應(yīng)也是事實(shí)。展覽策劃必須學(xué)會(huì)量體裁衣,否則風(fēng)險(xiǎn)更大。需要說(shuō)明的是,一個(gè)地方適合什么樣的展覽是好的。
關(guān)于會(huì)展前期策劃要注意的細(xì)節(jié):
①信息發(fā)布,從媒體上分有印刷品、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等,有些還附送會(huì)議(展)企劃書(shū),可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)展的期望。
②回執(zhí),對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō),回執(zhí)是對(duì)會(huì)展企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一?;貓?zhí)收到后,通常需要統(tǒng)計(jì)和確認(rèn)回執(zhí)有效,接下來(lái)需要做的就是資源分配,主要是展位與酒店住宿的安排,回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。
③回執(zhí)可以有多種形式,傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)或者電話(huà)均可?;貓?zhí)需要注意的是,如果會(huì)展課題允許,應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求,譬如家屬、隨行人員、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等,如果回執(zhí)清楚,那么對(duì)會(huì)展的有序安排會(huì)起到很大幫助。確認(rèn)通知。
成功的會(huì)展活動(dòng)源于成功的會(huì)展策劃,成功的會(huì)展策劃源于對(duì)社會(huì)資源的有效整合。會(huì)展策劃是對(duì)相關(guān)社會(huì)資源進(jìn)行整合的過(guò)程,是一個(gè)系統(tǒng)工程。因此,用系統(tǒng)的觀(guān)念去認(rèn)識(shí)資源,用系統(tǒng)的方法去分析整合資源,用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會(huì)展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會(huì)展策劃系統(tǒng)看,一般而言,會(huì)展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對(duì)象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評(píng)估等要素。