晚會(huì)前期創(chuàng)意及計(jì)劃的書面材料，策劃書主要包括以下內(nèi)容：

主題、目的、晚會(huì)名、時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目安排、演員陣容、應(yīng)邀嘉賓、觀眾組織、流程、舞臺(tái)裝置 （燈光、音響、背景、舞臺(tái)搭設(shè)的規(guī)格，物品數(shù)量及使用）、氛圍營造、人員安排及職責(zé)、費(fèi)用預(yù)算（人員、服裝、道具、化妝、晚會(huì)會(huì)場(chǎng)布置的材料等費(fèi)用)、文藝晚會(huì)主持詞、由主持人于節(jié)目進(jìn)行過程中串聯(lián)節(jié)目的串聯(lián)詞

年會(huì)主題所有酒店年會(huì)主題基本一致，任何酒店任何方式的年會(huì)都可以歸納為八個(gè)字：回顧過去、展望未來?？梢阅陼?huì)籌備組進(jìn)行內(nèi)部創(chuàng)意，也可以全員有獎(jiǎng)?wù)髑?，帶?dòng)年會(huì)前期的氛圍。主題以口號(hào)形式出現(xiàn)，例如：“愛我酒店，凝聚進(jìn)取，共創(chuàng)未來”，“襄盛舉、繪藍(lán)圖、新跨越”，“整合、分享、共贏” 等等，結(jié)合酒店情況創(chuàng)意。

傳播形式即明確公關(guān)策劃的具體傳播形式，如現(xiàn)場(chǎng)交流、座談會(huì)、專家咨詢、冷會(huì)、專項(xiàng)展覽、參觀、文藝演出等各種溝通交流形式。同時(shí)，還要闡述在特殊情況下應(yīng)對(duì)記者及意外突發(fā)事件的處理與工作提示等。

傳播主導(dǎo)型活動(dòng)策劃指：以品牌宣傳為主、盈利銷售為輔的策劃。諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎(jiǎng)得主廣東行、小區(qū)電影巡回展、概念時(shí)裝秀暨客戶聯(lián)誼會(huì)、華語電影傳媒大獎(jiǎng)等等。這類活動(dòng)注重媒體形象的傳播，LOGO和報(bào)紙版面圖片以背景板、單冊(cè)(頁)、海報(bào)、白皮書、禮品等形式出現(xiàn)，另外，報(bào)社相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與活動(dòng)開幕、頒獎(jiǎng)、抽獎(jiǎng)或閉幕儀式，往往帶來令人震撼的一刻。