成功的會展活動源于成功的會展策劃，成功的會展策劃源于對社會資源的有效整合。會展策劃是對相關(guān)社會資源進行整合的過程，是一個系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認識資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實現(xiàn)資源的優(yōu)化是會展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會展策劃系統(tǒng)看，一般而言，會展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評估等要素。

會展策劃案的撰寫，是成功發(fā)動、策劃、組織和實現(xiàn)會展活動的關(guān)鍵，屬于現(xiàn)代運營管理中的“產(chǎn)品設(shè)計”環(huán)節(jié)，因此，不論誰來做策劃人，都必須站在全局的高度，統(tǒng)攬各項事務(wù)，調(diào)動一切資源和要素，來實現(xiàn)會展活動的目標(biāo)。在現(xiàn)代商業(yè)活動中，策劃成為一種產(chǎn)品和服務(wù)，那么策劃人就必須站在主辦的角度進行策劃。不能準(zhǔn)確理解主辦的意圖，就無法策劃好會展活動。會展策劃案是集中體現(xiàn)策劃理念、策劃目標(biāo)、表現(xiàn)方式、資金運作、項目執(zhí)行、項目保障等工作的重要成果，是具體執(zhí)行的依據(jù)，必須講求規(guī)范性、系統(tǒng)性和科學(xué)性，同時，會展活動要給人以美好的體驗，所以還要講究藝術(shù)性。

關(guān)于會展前期策劃要注意的細節(jié)：

①信息發(fā)布，從媒體上分有印刷品、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發(fā)布包括主題、時間、地點、主要議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

②回執(zhí)，對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計和確認回執(zhí)有效，接下來需要做的就是資源分配，主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出。

③回執(zhí)可以有多種形式，傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知。

會展活動充分體現(xiàn)了資源整合的概念。對于企業(yè)管理來說，進行資源整合是為了優(yōu)化資源配置，提高企業(yè)的經(jīng)營效益。那么對于我們會展活動來說，資源整合的終結(jié)果是為了促進行業(yè)發(fā)展，提升行業(yè)發(fā)展的質(zhì)量與水平。充分認識會展活動本質(zhì)上是資源整合，一方面有助于我們科學(xué)把握會展的發(fā)展規(guī)律，高度認識會展的積極意義；另一方面有助于政府和政府部門在會展管理工作中，切合實際，制定有利于當(dāng)?shù)馗酶彀l(fā)展的會展發(fā)展規(guī)劃。