關(guān)于會(huì)展前期策劃要注意的細(xì)節(jié)：
①信息發(fā)布，從媒體上分有印刷品、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議(展)企劃書(shū)，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)展的期望。
②回執(zhí)，對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)，回執(zhí)是對(duì)會(huì)展企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)和確認(rèn)回執(zhí)有效，接下來(lái)需要做的就是資源分配，主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。
③回執(zhí)可以有多種形式，傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會(huì)展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對(duì)會(huì)展的有序安排會(huì)起到很大幫助。確認(rèn)通知。
首先活動(dòng)項(xiàng)目得合法。非法項(xiàng)目不行，沒(méi)有生存的空間。在目前全國(guó)有上千個(gè)會(huì)展項(xiàng)目的環(huán)境下，如果能很好地把握了這一原則，對(duì)于主辦方獲得政府、環(huán)的資金支持、政策支持境支持是非常重要的。
就是要看活動(dòng)項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展性。從策劃到會(huì)展服務(wù)的實(shí)施，都需要大量的人力、物力和財(cái)力，并且往往個(gè)就能實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，哪怕利潤(rùn)微薄也是相當(dāng)不錯(cuò)的。再往后就屬于培育期了，所以要想真正成為一個(gè)品牌并取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益，就需要很長(zhǎng)的時(shí)間和付出很多的努力。因此活動(dòng)策劃必須要考慮所選項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展性。
展會(huì)平臺(tái)是資源整合。首先是信息整合。展會(huì)開(kāi)幕了，企業(yè)來(lái)了，采購(gòu)商來(lái)了，經(jīng)銷(xiāo)代理商來(lái)了，管理者來(lái)了，專(zhuān)家學(xué)者來(lái)了，原材料供應(yīng)商來(lái)了，大家都因?yàn)檎箷?huì)聚到一起，談合作話發(fā)展，學(xué)經(jīng)驗(yàn)謀創(chuàng)新。在這個(gè)平臺(tái)上，需求信息、物價(jià)信息、發(fā)展趨勢(shì)信息、科技信息等各路信息薈萃，讓你的眼界不再狹窄，讓你的思想不再固步自封，讓你的思路更加開(kāi)放，讓你發(fā)現(xiàn)更多的發(fā)財(cái)機(jī)會(huì)。信息整合的積極作用就是給你一把開(kāi)啟未來(lái)發(fā)展大門(mén)的金鑰匙。其次是產(chǎn)品整合。比如LED展覽會(huì)，展出的照明產(chǎn)品LED路燈、太陽(yáng)能LED燈、日光燈、裝飾燈等各種室內(nèi)外LED照明新品，LED芯片/封裝及配套材料、制造設(shè)備及測(cè)試儀器等新品，各種戶內(nèi)外廣告及舞臺(tái)LED顯示屏等一應(yīng)俱全。這種展覽展示的產(chǎn)品整合，讓你充分享受一站式采購(gòu)的便捷服務(wù)，讓你享受不同檔次需求的個(gè)性服務(wù)，讓你享受比較選擇物美價(jià)廉產(chǎn)品的尊貴服務(wù)等。產(chǎn)品整合的優(yōu)點(diǎn)是讓你看得見(jiàn)摸得著，實(shí)物接觸，從多種款式多種功能中選擇適合自己的產(chǎn)品，或者自己中意的產(chǎn)品。
由于空間與展臺(tái)面積限制，對(duì)展臺(tái)的設(shè)計(jì)與整體空間結(jié)構(gòu)布置增加了設(shè)計(jì)難度，特別是50平方以下的展位設(shè)計(jì)，如何應(yīng)用燈光、色調(diào)、布局等設(shè)計(jì)技巧使展臺(tái)由小變“大”、科學(xué)合理，是整個(gè)展示效果圖設(shè)計(jì)和展示活動(dòng)的成敗關(guān)鍵。由于空間限制，展示的產(chǎn)品是小體積的，陳列密度也應(yīng)少而精，選擇典型并具有代表性的產(chǎn)品，而通道則要寬大以保證觀眾的人身并使展廳顯得寬闊。