會議策劃基本會議內(nèi)容：

1、具體分析各種情況作出完美的會議策劃;

2、根據(jù)會議的級別,選擇會議舉辦地;

3、根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，確定具體舉辦地點;

4、根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。

會議現(xiàn)場布置包括：

1、背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準。

2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。

3、席位擺放。

擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過，很多會議采用主席臺只有主持人位發(fā)言席，貴賓坐于下面的排的方式。

擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。

注意席位的預留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。

4、相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復調(diào)試，保證不出故障。

5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，準備好“請賜名片”盒。

會展策劃要素包括：名稱、內(nèi)容、地點、時間和組織機構(gòu)。這些要素相互聯(lián)系、相互作用，共同決定著會展活動能否成功舉辦。

1)名稱

名稱是會展活動內(nèi)容、地點和時間的綜合體現(xiàn)，它包括可言表和不可言表兩個部分?？裳员聿糠质侵缚梢杂谜Z言講出去的文字部分；不可言表部分是指會展標記、標識、吉祥物等無法用語言表達的部分。有效的名稱策劃可以促進會展品牌傳播、提升舉辦城市知名度和保存地方文化資產(chǎn)。如北京2008奧運會、2010上海世博會的成功申辦，確立了北京和上海在國際上的競爭地位；而杭州西湖博覽會，既提高了杭州知名度，又保存了西湖文化。

2)內(nèi)容

會展的內(nèi)容應該具有行業(yè)性和區(qū)域性特征。從行業(yè)角度而言，會展的內(nèi)容策劃具有綜合性和專業(yè)性之分；而從區(qū)域角度而言，會展的內(nèi)容策劃有國際性、全國性、地方性之分。內(nèi)容的確定與舉辦地點相關(guān)資源狀況有著密切的聯(lián)系。契合舉辦地產(chǎn)業(yè)和市場的會展活動內(nèi)容，有助于優(yōu)化當?shù)氐漠a(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)。例如，深圳高科博覽會對深圳的科技信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了深刻的影響，并使深圳成為當今中國現(xiàn)代科技信息產(chǎn)業(yè)基地之一。

3)地點

會展活動的舉辦地與內(nèi)容關(guān)系密切。在策劃會展活動舉辦地時需要綜合性的考慮，候選地區(qū)是否具有優(yōu)越的地理區(qū)域環(huán)境，是否適合會展內(nèi)容的潛在市場，是否有廠商拓展商機的條件，是否有拉動地方產(chǎn)業(yè)的發(fā)展前景，是否有良好的旅游業(yè)和相關(guān)服務業(yè)的支撐等確保會展活動可持續(xù)發(fā)展的基本條件。

4)時間

時間是會展活動規(guī)劃、籌備和組織實施的重要依據(jù)。會展的時間策劃包括會展的工作進度及會展周期等時間的具體安排。在進行時間策劃時需要考慮會展活動的內(nèi)容、舉辦地政府的意愿、自然地候狀況、組織機構(gòu)籌備能力等因素。

5)組織機構(gòu)

組織機構(gòu)是其他要素的主要決策因素。在“以人為本”的策劃思維基礎(chǔ)上，確定適當?shù)慕M織機構(gòu)是會展活動順利進行的重要保證。成功的會展活動，必須有一個強有力的組織實施系統(tǒng)，這一系統(tǒng)聚集著經(jīng)驗豐富、智深識廣的專業(yè)人才，以及相關(guān)產(chǎn)業(yè)的專業(yè)服務機構(gòu)、企業(yè)、團體等。

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