視頻會(huì)議系統(tǒng)利用高科技的設(shè)備終端進(jìn)行遠(yuǎn)程通信連接，從而達(dá)到雖遠(yuǎn)隔萬(wàn)里卻能非常近距離的進(jìn)行會(huì)議溝通交流，其實(shí)視頻會(huì)議系統(tǒng)的好處可以體現(xiàn)在企業(yè)應(yīng)用視頻會(huì)議的多個(gè)方面，視頻會(huì)議系統(tǒng)的好處之一就是有效率，同一件事和以往的處理方式相比，使用視頻會(huì)議系統(tǒng)決策者得到信息的速度更快，能與更多相關(guān)人員交流，從而有更多參與者提供意見(jiàn)和建議。對(duì)于突發(fā)事件，也能進(jìn)行更快速的處理，傳統(tǒng)的會(huì)議交流方式已經(jīng)不能滿足人們對(duì)信息的需求，視頻會(huì)議系統(tǒng)的好處是自然的交流方式，從講話人的形態(tài)、表情等來(lái)領(lǐng)會(huì)對(duì)方的意思，從而好的表達(dá)相應(yīng)的觀點(diǎn)，促進(jìn)和諧交流。

視頻會(huì)議的出現(xiàn)，很大程度上解決了企業(yè)執(zhí)行力低下的問(wèn)題。通過(guò)視頻會(huì)議，企業(yè)可以節(jié)約會(huì)議的成本，提高會(huì)議的效率，不僅可以再本地召開(kāi)會(huì)議，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議來(lái)與在外地的差旅人員取得聯(lián)系，獲取新的外地信息，為企業(yè)高層的決策提供足夠的依據(jù)。同樣，企業(yè)的決策也可以通過(guò)視頻會(huì)議系統(tǒng)對(duì)差旅在外的工作人員進(jìn)行類(lèi)似現(xiàn)場(chǎng)一樣的指導(dǎo)。

影響畫(huà)面質(zhì)量的另一因素，是會(huì)場(chǎng)四周的景物和顏色，以及桌椅的色調(diào)。一般忌用“白色”、“黑色”之類(lèi)的色調(diào)，這兩種顏色對(duì)人體將產(chǎn)生“反光”及“奪光”的不良效應(yīng)。所以無(wú)論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調(diào)較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。

燈光照度是會(huì)議室的基本必要條件。攝像機(jī)均有自動(dòng)彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶(hù)射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色類(lèi)(約3200K)偏高，如室內(nèi)有這兩種光源(自然及人工光源)，就會(huì)產(chǎn)生有藍(lán)色投影和紅色陰影區(qū)域的視頻圖像;另一方面是召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間是隨機(jī)的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會(huì)議室應(yīng)避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗戶(hù)都應(yīng)用深色窗簾遮擋，并且應(yīng)選擇冷光源，諸如“三色基燈”(R、G、B)效果，避免使用熱光源。