與會代表通過發(fā)言設備參與會議。發(fā)言設備通常包括有線話筒、投票按鍵、LED狀態(tài)顯示器和會議音響，并且還有其他設備可供選擇，如鵝頸會議話筒、無線領夾式話筒、LCD狀態(tài)顯示器、語種通道選擇器、代表身份卡讀出器等。同聲傳譯設備主要有譯員臺、譯員耳機和內部通信電話。

發(fā)言及同聲傳譯子系統(tǒng)可實現(xiàn)會議的聽/說請求、發(fā)言登記、接收屏幕顯示資料、參加電子表決、接收同聲傳譯和通過內部通信系統(tǒng)與其它代表交談等功能。根據與會代表身份的不同，他們所獲得的設備和分配到的權力也相應有所不同。旁聽代表以申請方式加入會議后可獲得聽/看的權力，但無權發(fā)言。

現(xiàn)代社會工作的快節(jié)奏和國際分工，使人們越來越少能坐在一起面對面開會，而現(xiàn)代網絡技術的飛速發(fā)展，也為實現(xiàn)網絡會議帶來更多便利。數字會議可以使我們足不出戶即可“親臨”世界任何角落；白天可以“親晤”全球各地的同事和雇員，而晚上可與家人共享天倫之樂；可以同時出席多個點到點會議和多點會議，使我們免除差旅之苦，而分身有術。突如其來的SARS病毒給人類社會帶來巨大恐慌的同時，也帶來了網絡視頻通信的春天。無論是中國電信的新視通，還是中國聯(lián)通的寶視通，都標志著一個通信“視頻化”時代的到來。作為一種新的會議和交流方式，數字會議有其他會議工作無可比擬的優(yōu)越性。

會議系統(tǒng)包括：基礎話筒發(fā)言管理，代表人員檢驗與出席登記，電子表決功能，脫離電腦與中控的自動視像跟蹤功能，資料分配和顯示，以及多語種的同聲傳譯等。它廣泛應用于監(jiān)控、指揮、調度系統(tǒng)、公安、消防、軍事、氣象、鐵路、航空等監(jiān)控系統(tǒng)中、視訊會議、查詢系統(tǒng)等領域，深受用戶的青睞。

全數字會議系統(tǒng)從根本上解決了早期會議系統(tǒng)存在的接地干擾、設備噪聲、通道串音、長距離傳輸等問題，聲音保真度，接近CD音質。同時一對雙絞線或雙同軸電纜可傳輸多路的原聲和譯音信號，避免采用復雜的多芯電纜，既節(jié)省費用，又方便施工布線，還可增強系統(tǒng)的可靠性。此外，作為全數字化平臺，全數字會議系統(tǒng)可以方便地實現(xiàn)許多增值應用功能，如獨立麥克風輸出，可以對每個發(fā)言人的聲音獨立錄音，或單獨進行修飾；內部通信功能(為主席、與會代表、翻譯員和操作員之間提供雙向通話功能)；短消息功能(系統(tǒng)管理員可以給所有或某個會議單元發(fā)送短消息)等。全數字會議系統(tǒng)的計算機控制管理軟件功能也非常強大，包含會場設計、話筒管理、表決管理、會議簽到、身份識別、人員管理等多個功能模塊。