采用會議系統(tǒng)，可以避免眾人爭搶發(fā)言，造成會議發(fā)言的無序與混亂。

每位正式代表面前都有一個代表設(shè)備（裝有話筒），通過自己面前的話筒進行發(fā)言，通過操作設(shè)備面板上的按鍵來控制自己的話筒開關(guān)狀態(tài)，實現(xiàn)申請發(fā)言、表決、選擇收聽語種等功能。

會議主席有優(yōu)先權(quán)，可以管理和控制會議進程。會議主席的話筒可隨時通過自己控制面板上的開關(guān)鍵打開和關(guān)閉，不受其它發(fā)言代表的影響。此外主席機可通過主席優(yōu)先面板上的優(yōu)先鍵關(guān)閉所有正在發(fā)言代表的話筒，同時主席話筒自己打開。

大型會議系統(tǒng)

主要有會議廳和大型多功能廳。其功能主要是舉行大型會議、論壇、技術(shù)交流及培訓，并兼有新聞發(fā)布及小型文藝演出功能。擴聲系統(tǒng)性能應(yīng)達到“語言擴聲一級標準”。在使用和控制手段方面也能夠適應(yīng)各種使用功能的需要。系統(tǒng)具有智能控制管理和切換功能?？梢灾С侄帱c視頻會議，具有遠程會議功能。配備數(shù)字音、視頻多媒體設(shè)備、同聲傳譯系統(tǒng)和紅外無線旁聽系統(tǒng)等。

音頻圖形會議系統(tǒng)

音頻圖形會議系統(tǒng)主要利用語音進行多方交流，并輔以傳真機等通信設(shè)備傳送圖形文件。這是一種早期的會議系統(tǒng)形式。

數(shù)據(jù)會議系統(tǒng)

數(shù)據(jù)會議系統(tǒng)是利用計算機系統(tǒng)在窄帶寬的通信網(wǎng)絡(luò)上交換數(shù)據(jù)信息的會議。會議可以采用同步或異步形式。在會議終端上運行的是用戶數(shù)據(jù)應(yīng)用程序。