參會人員通過會議簽到機，系統(tǒng)會快速識別記錄參會人員信息，實時顯示參會人員基本信息資料，實現(xiàn)參會人員出席簽到、身份認證、統(tǒng)計、查詢、檢索等各項管理工作，簽到情況均可實時顯示在屏幕上。有效保障了多人同時簽到，節(jié)省簽到時間，快速完成會議簽到工作。

當參會人員到會簽到時，由于忘記帶卡、卡損壞等特殊情況下，可通過會議管理工作者通過核實參會人員信息后，在系統(tǒng)中實施手工簽到，以確保簽到數(shù)據(jù)準確性。可自行添加參會人員基本信息資料，包括姓名、單位、電話等各種基本信息資料，并且可設(shè)置會場情況、會議發(fā)布時間、會議介紹、會議安排概況等。

“二維碼簽到系統(tǒng)”可根據(jù)會議簽到情況，進行各項參會人員簽到情況的信息統(tǒng)計、查詢及檢索，并且所生成統(tǒng)計報表均導(dǎo)出并打印。

由此可見，該電子簽到系統(tǒng)充分整合了邀請函發(fā)送、席位查詢、來賓簽到、簽到狀態(tài)查詢等各項功能，以“、便捷、創(chuàng)意、尊貴、環(huán)保”的簽到方式，廣泛應(yīng)用于各種商務(wù)會議、政府會議、學(xué)術(shù)會議、培訓(xùn)活動、公司年會、品牌推介會、新產(chǎn)品發(fā)布會、電子問卷調(diào)查及多媒體公告板等，讓每一位來賓共同分享非同一般的簽到體驗。

條形碼簽到需要一套系統(tǒng)的支持，這套系統(tǒng)包括：條形碼閱讀器、條形碼生成器、服務(wù)器等，系統(tǒng)提前為每位參會者提前生成條形碼，并將條形碼直接打印或貼在參會者的邀請函或會場出入證上，參會者持印有條形碼的請柬或證件即可實現(xiàn)簽到。

條形碼系統(tǒng)的標簽是由一組寬度不同的平行的條紋與空白，按照標準編碼規(guī)則組成的標識，可以代表字母，數(shù)字等信息。其讀寫器則是激光掃描器，條碼掃描槍。應(yīng)用領(lǐng)域包括商品零售，圖書流通，以及醫(yī)療衛(wèi)生等領(lǐng)域。條形碼大約在上世紀70年代開始被采用，使用范圍日益擴大，至今已經(jīng)有20余年的歷史。