布置會(huì)議場(chǎng)地,應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。例如在提供信息的會(huì)議里,倘若人數(shù)眾多,則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問(wèn)題的會(huì)議里,假如人數(shù)不多,則理想的安排是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐,這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會(huì)議里,如人數(shù)不多,則可令與會(huì)者坐在馬蹄型的桌子的外圈,這樣不但便于與會(huì)者與主席之間的溝通,而且也便于與會(huì)者跟與會(huì)者之間的交流。但若人數(shù)眾多,則是將與會(huì)者分成若干小組,每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。
座位編排與會(huì)議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外,在布置場(chǎng)地時(shí),你仍須注意以下幾項(xiàng):
(1)應(yīng)先決定準(zhǔn)不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)吸煙。倘若準(zhǔn)于吸煙,則應(yīng)準(zhǔn)備煙灰缸。倘若不準(zhǔn)吸煙,則不能讓煙灰缸在會(huì)場(chǎng)中出現(xiàn)。此外,你
好能在會(huì)場(chǎng)中張貼不準(zhǔn)吸煙的標(biāo)志或文字。當(dāng)與會(huì)人數(shù)眾多時(shí),你也可以按實(shí)際需要,將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。
(2)如與會(huì)者之間彼此并不熟悉,則應(yīng)考慮是否事先準(zhǔn)備姓名卡片。
(3)準(zhǔn)備視聽器材。黑板(白板)、白報(bào)紙、甚至幻燈機(jī)、投影機(jī)與放映機(jī)等應(yīng)該被視為一般會(huì)議可借用的基本工具。但要特別注
意的是:幻燈機(jī)、投射機(jī)與放映機(jī)所投謝出來(lái)的文字或圖形,應(yīng)讓全部與會(huì)者都能看清楚,而且它們應(yīng)準(zhǔn)備就緒以便隨時(shí)啟用。