電話會議系統(tǒng)主要由以下幾部分組成：電話通信系統(tǒng)（程控交換機(jī)PBX）、電話會議服務(wù)器（ctsIVR）、會議管理模塊、會議操作員管理模塊、數(shù)據(jù)庫等組成。

電話會議系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計，企業(yè)可以根據(jù)自己的實際情況，在系統(tǒng)配置上進(jìn)行從小規(guī)模到大規(guī)模的靈活選擇，規(guī)?？纱罂尚?，并可平滑升級。

1、主動呼入系統(tǒng)參加會議

參加會議各方可以通過電話主動呼入到會議系統(tǒng)，通過IVR語音引導(dǎo)選擇進(jìn)入會議；

2、身份驗證

參加會議各方可以呼入到會議系統(tǒng)后系統(tǒng)可以要求主叫方輸入用戶代碼和密碼，只有通過驗證才能進(jìn)入會議室；

3、通過客戶端系統(tǒng)主動呼叫其他人參加會議

會議組織方可以通過客戶端系統(tǒng)在電腦上或者手機(jī)上進(jìn)行操作，呼叫其他參加會議的各方電話，呼通后被叫方自動進(jìn)入會議室；

4、通過電話按鍵呼叫其他參加會議的各方電話

如果會議組織方身邊沒有電腦，可以先主動呼入到會議系統(tǒng)，進(jìn)入會議室后通過電話按鍵呼叫其他參加會議的各方電話參加會議；

5、會議室管理功能

系統(tǒng)管理員可以對每個會議室進(jìn)行管理，例如可以設(shè)定某個會議室的使用時間，只有在設(shè)定的時間段內(nèi)才能使用該會議室，也可以給某個會議室設(shè)定密碼，要進(jìn)入該會議室必須輸入密碼才能進(jìn)入；

6、會議錄音功能

會議組織方可以隨時通過電話按鍵或者客戶端系統(tǒng)啟動對正在進(jìn)行的實時錄音，錄音內(nèi)容存放以語音文件的形式存放，隨時可以查詢回放；

7、會議室加/解鎖功能

會議組織方可以隨時通過電話按鍵或者客戶端系統(tǒng)對會議室加/解鎖，加鎖后其他呼入的電話不能進(jìn)入該會議室；

8、系統(tǒng)可以為會議者提供密室功能

正在開會的某些人可以建立秘密會談室，進(jìn)入密室的與會者的談話內(nèi)容只限與密室內(nèi)的人可以聽見，也不會影響原來會議的正常進(jìn)行；

9、參加會議方式不受限制

任一普通電話終端（固定電話或手機(jī)）均可參加會議，方便會議隨時隨地召開；

10、會議記錄功能

管理員統(tǒng)可實時監(jiān)控各會議通道的使用情況，并記錄參加會議各方的日志記錄；

11、參加會議人員資料管理

組織會議方者可以通過自己的會議客戶端系統(tǒng)快速查找到參加會議人員資料，并立刻建立會議（無需一一撥打電話）；

12、可擴(kuò)展性

系統(tǒng)小配置為一臺PC，4個語音會議通道，一個節(jié)點多可擴(kuò)至120語音會議通道；不同的節(jié)點通過TCP/IP聯(lián)網(wǎng)。用戶可根據(jù)實際情況，平滑升級。模塊性強(qiáng)，易于系統(tǒng)擴(kuò)容；

13、后臺管理功能

日志記錄和話單查詢統(tǒng)計功能，系統(tǒng)對每一個會議都有日志記錄，對參加該會議的每一方都有詳細(xì)記錄（包括主叫號碼、日期時間等信息，錄音信息等）