電話會(huì)議系統(tǒng)需要與企業(yè)的PBX連接，如果沒(méi)有企業(yè)內(nèi)部程控交換機(jī)則可以將中繼線直接接在會(huì)議系統(tǒng)主機(jī)上，中繼線可以是普通模擬中繼，也可以是E1接口（如中國(guó)一號(hào)信令、30B+D等）。在與會(huì)議系統(tǒng)主機(jī)的同一網(wǎng)段上可以配置多個(gè)會(huì)議客戶端系統(tǒng)，通過(guò)客戶端系統(tǒng)用戶可以隨時(shí)觀察和監(jiān)視會(huì)議系統(tǒng)的使用情況，并且可以建立常用用戶的用戶資料，也可以對(duì)常用用戶進(jìn)行分組，這樣要呼叫某些用戶開(kāi)會(huì)時(shí)只需呼叫組用戶即可。

1、主動(dòng)呼入系統(tǒng)參加會(huì)議

參加會(huì)議各方可以通過(guò)電話主動(dòng)呼入到會(huì)議系統(tǒng)，通過(guò)IVR語(yǔ)音引導(dǎo)選擇進(jìn)入會(huì)議；

2、身份驗(yàn)證

參加會(huì)議各方可以呼入到會(huì)議系統(tǒng)后系統(tǒng)可以要求主叫方輸入用戶代碼和密碼，只有通過(guò)驗(yàn)證才能進(jìn)入會(huì)議室；

3、通過(guò)客戶端系統(tǒng)主動(dòng)呼叫其他人參加會(huì)議

會(huì)議組織方可以通過(guò)客戶端系統(tǒng)在電腦上或者手機(jī)上進(jìn)行操作，呼叫其他參加會(huì)議的各方電話，呼通后被叫方自動(dòng)進(jìn)入會(huì)議室；

4、通過(guò)電話按鍵呼叫其他參加會(huì)議的各方電話

如果會(huì)議組織方身邊沒(méi)有電腦，可以先主動(dòng)呼入到會(huì)議系統(tǒng)，進(jìn)入會(huì)議室后通過(guò)電話按鍵呼叫其他參加會(huì)議的各方電話參加會(huì)議；

5、會(huì)議室管理功能

系統(tǒng)管理員可以對(duì)每個(gè)會(huì)議室進(jìn)行管理，例如可以設(shè)定某個(gè)會(huì)議室的使用時(shí)間，只有在設(shè)定的時(shí)間段內(nèi)才能使用該會(huì)議室，也可以給某個(gè)會(huì)議室設(shè)定密碼，要進(jìn)入該會(huì)議室必須輸入密碼才能進(jìn)入；

6、會(huì)議錄音功能

會(huì)議組織方可以隨時(shí)通過(guò)電話按鍵或者客戶端系統(tǒng)啟動(dòng)對(duì)正在進(jìn)行的實(shí)時(shí)錄音，錄音內(nèi)容存放以語(yǔ)音文件的形式存放，隨時(shí)可以查詢回放；

7、會(huì)議室加/解鎖功能

會(huì)議組織方可以隨時(shí)通過(guò)電話按鍵或者客戶端系統(tǒng)對(duì)會(huì)議室加/解鎖，加鎖后其他呼入的電話不能進(jìn)入該會(huì)議室；

8、系統(tǒng)可以為會(huì)議者提供密室功能

正在開(kāi)會(huì)的某些人可以建立秘密會(huì)談室，進(jìn)入密室的與會(huì)者的談話內(nèi)容只限與密室內(nèi)的人可以聽(tīng)見(jiàn)，也不會(huì)影響原來(lái)會(huì)議的正常進(jìn)行。