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    北京會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置,這么重要的工作交給我們來(lái)做吧

    2024-12-21 05:00:02 5632次瀏覽
    價(jià) 格:面議

    布置會(huì)議場(chǎng)地,應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。例如在提供信息的會(huì)議里,倘若人數(shù)眾多,則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問(wèn)題的會(huì)議里,假如人數(shù)不多,則理想的安排是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐,這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會(huì)議里,如人數(shù)不多,則可令與會(huì)者坐在馬蹄型的桌子的外圈,這樣不但便于與會(huì)者與主席之間的溝通,而且也便于與會(huì)者跟與會(huì)者之間的交流。但若人數(shù)眾多,則是將與會(huì)者分成若干小組,每一小組各聚在同一桌子周?chē)?。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

    座位編排與會(huì)議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外,在布置場(chǎng)地時(shí),你仍須注意以下幾項(xiàng):

    (1)應(yīng)先決定準(zhǔn)不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)吸煙。倘若準(zhǔn)于吸煙,則應(yīng)準(zhǔn)備煙灰缸。倘若不準(zhǔn)吸煙,則不能讓煙灰缸在會(huì)場(chǎng)中出現(xiàn)。此外,你

    好能在會(huì)場(chǎng)中張貼不準(zhǔn)吸煙的標(biāo)志或文字。當(dāng)與會(huì)人數(shù)眾多時(shí),你也可以按實(shí)際需要,將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。

    (2)如與會(huì)者之間彼此并不熟悉,則應(yīng)考慮是否事先準(zhǔn)備姓名卡片。

    (3)準(zhǔn)備視聽(tīng)器材。黑板(白板)、白報(bào)紙、甚至幻燈機(jī)、投影機(jī)與放映機(jī)等應(yīng)該被視為一般會(huì)議可借用的基本工具。但要特別注

    意的是:幻燈機(jī)、投射機(jī)與放映機(jī)所投謝出來(lái)的文字或圖形,應(yīng)讓全部與會(huì)者都能看清楚,而且它們應(yīng)準(zhǔn)備就緒以便隨時(shí)啟用。

    (4)除非是較長(zhǎng)的會(huì)議(超過(guò)一個(gè)半小時(shí)的會(huì)議),否則盡量不要提供茶點(diǎn),以防與會(huì)者分心。

    (5)當(dāng)議程甚短且無(wú)需作記錄時(shí),可考慮采取站立的方式開(kāi)會(huì)。

    不論你對(duì)會(huì)議的規(guī)劃有多詳盡,不論你對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備工作有多周全,倘若在開(kāi)會(huì)前你對(duì)會(huì)場(chǎng)不作后的審視,你都可能會(huì)功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性:假如有任何事情可能出紕漏,則一定會(huì)出紕漏,而且就在不應(yīng)該出紕漏的時(shí)候出紕漏?;诖?,在開(kāi)會(huì)前的半個(gè)小時(shí)至一個(gè)小時(shí),你是親自或是派人到會(huì)場(chǎng)審視以下四件事是否作好:

    如用麥克風(fēng),其聲音效果是否事先已調(diào)好?幻燈機(jī)、投影機(jī)及放映機(jī)是否已備妥額外的燈泡?你自己或是在場(chǎng)的助手是否懂得

    對(duì)視聽(tīng)器材作簡(jiǎn)單的維修工作.

    (3)會(huì)議有關(guān)的資料是否齊全?這包括準(zhǔn)備會(huì)中派發(fā)的資料、姓名卡片、張紙、鉛等等

    (4)必要的時(shí)候,再致電與會(huì)者提醒他們開(kāi)會(huì)時(shí)間及地點(diǎn)。特別是在會(huì)議通知已發(fā)出去很久的情況下,開(kāi)會(huì)前的提醒功夫,頗能

    產(chǎn)生實(shí)效。 許多業(yè)務(wù)會(huì)議中途擱淺,因?yàn)槲镔|(zhì)上的不舒適影響思考和傾聽(tīng)。如果會(huì)議室沒(méi)有外部干擾和噪音,空氣流通,溫度控制適當(dāng),思維就能地發(fā)揮作用。理想的會(huì)議室應(yīng)該是座位不擁擠,視線好,聽(tīng)得清楚,照明要明亮而不耀眼。這種綜合的環(huán)境條件比你想象的難以找到。

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