歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照排列編制好的件號先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中的相應(yīng)條目排列順序完全一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地查找到文件實體，當(dāng)利用完畢后能及時準(zhǔn)確放回原位。否則，該文件就可能成為“死檔”。

裝盒時，應(yīng)按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。如果不同類別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會造成盒脊項目設(shè)置的混亂，同一欄目填寫時內(nèi)容也會雜亂不堪。