會議的成敗，場地的選擇相當重要，應如何選擇適當?shù)臅h場地，以下6個基本步驟都需考慮進去：

1. 確定會議目的。

2. 確定會議形態(tài)。

3. 決定實質(zhì)上的需求。

4. 考慮與會者的期望。

5. 選擇何種會議地點與設備。

6. 評估選擇的正確性。會場

針對這6個步驟，茲將有關內(nèi)容說明如下:

一、確定會議目的

大部分會議的目的是教育、學術交流、商業(yè)討論、專業(yè)提高或社交聯(lián)誼等多重目的；少數(shù)活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業(yè)及休閑活動。而一般企業(yè)界會議的特色是激勵性的研討會結合休閑活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清楚。

二、選擇會議場地的工作清單

先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要注意哪些事項，如此更能幫助你正確選擇適當?shù)拈_會場地。

地區(qū)

1.費用(成本)與便利性。

2.是否鄰近機場。

3.轎車或出租車是否足夠。

4.充足的停車空間。

5.如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況。

環(huán)境

1.當?shù)赜泻斡^光點。

2.購物。

3.休閑活動。

4.天候狀況。

5.環(huán)境是否良好。

6.餐廳。

7.當?shù)刂伟彩欠窳己谩?/p>

8.社區(qū)經(jīng)濟狀況。

9.當?shù)亟o予外界的評價、過去會議舉行情況。

10.當?shù)貢h局或觀光旅游局支持與服務情況。

11.會議周邊供應廠商的經(jīng)驗、設備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與方面。

設備

1.警衛(wèi)人員與服務人員是否友好、做事效率如何。

2.大廳(lobby)是否整潔，吸引人。

3.報到處是否容易找到： 1)是否有足夠房間供工作人員使用。 2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。 3)接待處的人力是否足。

4.當人數(shù)眾多時是否有足夠的電梯設備。

5.詢問處是否全天候有人值班。

6.立即回復有關電話詢問，盡速轉送留言。

7.對客人的服務： 1)藥房。 2)禮品店。 3)柜臺服務。 4)保險箱。

8.舒適、整潔的飯店住房： 1)家具是否完好。 2)現(xiàn)代化沖浴設備。 3)充足光線。 4)足夠的衣櫥空間與衣架。 5)煙霧警示器。 6)火災逃生資料是否清楚。 7)冰箱和小酒吧。 8)走道是否整潔，包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。 9)是否在每層樓有冰塊和飲料。 10)電梯服務。 11)標準房與豪華房的大小。 12)是否有特別樓層提供特殊服務。 13)豪華套房的數(shù)量與形式，客廳、臥室尺寸和睡床類型的簡介。 14)訂房的程序和方法。 15)房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。 16)每一種類別的房間數(shù)。 17)有多少房間數(shù)可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理。 18)會議房價與一般房價如何。 19)何時能提供確定的會議房價。 20)是否需要保證數(shù)量與訂金。 21)進房與退房的時間。 22)什么時間取消已預訂的房間。 23)付款方式。 24)接受哪幾種信用卡。 25)萬一取消訂房，退款方式為何。