為避免返工、鋪張時(shí)間和增加工作量，檢查檔案內(nèi)文件的數(shù)目和質(zhì)量的工作應(yīng)盡量提前到編制歸檔文件件號或案卷目錄前進(jìn)行。這就要求檔案部分加強(qiáng)對歸檔文件收拾整頓、立卷工作全過程的指導(dǎo)、監(jiān)視，盡早派人到文書部分和業(yè)務(wù)部分檢查、監(jiān)視文件收拾整頓、立卷工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、指出和糾正題目。這一步工作做得越好，在移交檢查時(shí)泛起返工的概率就越小，工作效率就越高。

歸檔文件的檔案檢查完畢，對符合要求的檔案就可以辦理詳細(xì)移交手續(xù)。詳細(xì)移交時(shí)，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內(nèi)容盤點(diǎn)歸檔文件的件號、盒號或頁號、卷號；核對無誤后，雙方均應(yīng)在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：一份文書部分或業(yè)務(wù)部分保存?zhèn)洳?；兩份存檔案部分。對于文件數(shù)目少的機(jī)關(guān)集團(tuán)，可由檔案部分同一編制歸檔文件目錄或案卷目錄，移交時(shí)，由檔案部分開據(jù)移交憑據(jù)，各部分可不必再單獨(dú)編制移交目錄。對于文件工作和檔案工作“一肩挑”的機(jī)關(guān)集團(tuán)，在文件處理與檔案工作之間沒有中間環(huán)節(jié)，歸檔工作在平時(shí)都已完成，因此也就沒有必要辦理歸檔手續(xù)。但在文書職員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必需依上述程序辦理移交手續(xù)