1)慶典策劃:確定來賓及發(fā)放請柬;來賓組成:政府官員、地方實(shí)力人物、知名人士、新聞?dòng)浾?、社區(qū)公眾代表、客戶代表或特殊人物等??傊?,來賓要具有一定的代表性;發(fā)放請柬要求:請柬提前7—10天發(fā)放。重要來賓請柬發(fā)放后,組織者當(dāng)天應(yīng)電話致意。慶典頭晚再電話聯(lián)系。 (2)設(shè)計(jì)慶典活動(dòng)程序;一般程序:主持人宣布開典;介紹來賓;由組織的重要領(lǐng)導(dǎo)或來賓代表講話;安排參觀活動(dòng);安排座談或宴會;邀請重要來賓留言或提字。 (3)落實(shí)致辭人和剪彩:致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織負(fù)責(zé)人,客方為德高望重、社會地位較高的知名人士;選擇致辭人和剪彩人應(yīng)征得本人同意。 (4)編寫宣傳材料和新聞通訊材料;列出慶典主題、背景、活動(dòng)內(nèi)容等相關(guān)材料,將材料裝在特制的包裝袋內(nèi)發(fā)給來賓。對記者,還應(yīng)在其材料中添加較詳細(xì)的資料,以方便記者寫作新聞稿件。 (5)慶典活動(dòng)的接待工作;設(shè)置接待室。對所有來賓,都應(yīng)熱情接待,耐心服務(wù);對重要來賓,要由組織領(lǐng)導(dǎo)親自接待;他們的簽到、留言、食、宿均應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。